Furnizorul nu a transmis factura în e-Factura: ce fac
Când o factură nu apare în sistemul RO e-Factura, problema nu e „a ta" din punct de vedere legal — obligația de transmitere revine emitentului. Dar legea îți dă și ție, ca destinatar, pași concreți de urmat, nu doar așteptarea pasivă.
Temeiul legal
„În situația în care operatorul economic a optat pentru utilizarea sistemului național privind factura electronică RO e-Factura [...], acesta are obligația de a emite doar facturi electronice și de a utiliza acest sistem pentru transmiterea acestora către toți destinatarii [...]. În situația în care operatorul economic transmite factura electronică în sistemul național privind factura electronică RO e-Factura, destinatarul facturii electronice emise în relația B2G are următoarele obligații: a) să primească și să descarce factura electronică prin intermediul sistemului național privind factura electronică RO e-Factura; b) să prelucreze factura electronică; c) să verifice legalitatea, conformitatea și regularitatea facturii electronice [...]." — Ordonanța de urgență nr. 120/2021, art. 7 alin. (1)-(2) (sursă: anaf_surse/oug_120_2021.txt)
Notă de precizie: art. 7 face parte din Secțiunea a 3-a a OUG 120/2021, dedicată exclusiv facturării electronice B2G (achiziții publice) — textul de mai sus reglementează, la literă, obligațiile destinatarului unei facturi electronice emise către o autoritate contractantă, nu în general orice destinatar dintr-o relație B2B. Sursele verificate nu conțin, pentru relația B2B (secțiunea a 4-a, art. 10-12), o listă la fel de explicită a obligațiilor destinatarului de a primi/descărca/verifica factura; ce rezultă din art. 11 este doar că, dacă emitentul și destinatarul sunt înscriși în Registrul RO e-Factura, utilizarea facturii electronice „este considerată acceptată" la data comunicării în sistem. Pașii practici de mai jos rămân recomandări rezonabile prin analogie cu regimul B2G, nu o citare literală aplicabilă unei relații B2B.
Ce poți face, concret, când o factură nu ajunge:
- Obligația de emitere și transmitere prin sistem aparține furnizorului (emitentul facturii) — el trebuie să folosească exclusiv RO e-Factura pentru facturile care intră sub incidența obligativității.
- Ca destinatar, obligația ta este de a primi, descărca și verifica factura din sistem — deci primul pas practic e să verifici direct în contul tău RO e-Factura (accesibil și prin SPV) dacă factura a fost totuși transmisă, dar nu a ajuns la tine pe alt canal (email, hârtie).
- Dacă factura chiar lipsește din sistem, solicită furnizorului, în scris, emiterea și transmiterea ei conformă — o factură emisă doar pe hârtie sau prin email, în afara sistemului, pentru operațiuni supuse obligativității, nu îndeplinește cerințele legale de emitere.
- Lipsa facturii electronice conforme afectează dreptul de deducere a TVA și înregistrarea corectă a cheltuielii — motiv suplimentar să nu amâni verificarea și solicitarea către furnizor.
Ce se greșește în practică
- Se așteaptă pasiv factura pe email sau pe hârtie, deși pentru operațiunile aflate sub obligativitatea RO e-Factura, unicul canal valid de emitere este sistemul național.
- Se înregistrează cheltuiala în contabilitate pe baza unei facturi primite pe alt canal decât sistemul, fără să se verifice ulterior dacă furnizorul a transmis și versiunea electronică conformă.
- Se ajunge la finalul perioadei de declarare fără să se fi urmărit sistematic, în contul propriu RO e-Factura, facturile așteptate de la furnizorii cu care se lucrează frecvent.
Ce face iConta.eu
iConta.eu are un modul de import al facturilor primite prin e-Factura (preluare directă din sistemul RO e-Factura), care aduce automat în aplicație facturile transmise de furnizori prin sistemul național. Dacă o factură nu apare, asta reflectă, de regulă, faptul că furnizorul încă nu a transmis-o prin sistem — aplicația nu poate „forța" apariția unei facturi netransmise, dar oferă vizibilitate clară asupra a ceea ce a fost efectiv primit prin RO e-Factura, utilă pentru a identifica rapid facturile lipsă și a le solicita furnizorului.