Ce fac dacă am introdus cantitatea greșită în NIR
NIR-ul (Nota de Intrare-Recepție) e documentul justificativ care stă la baza înregistrării stocului în contabilitate — o corecție netratată corect denaturează atât gestiunea cantitativă, cât și valoarea stocurilor din bilanț.
De ce contează corectarea, nu doar editarea
Legea contabilității nr. 82/1991, art. 6: orice operațiune economico-financiară se consemnează, în momentul efectuării ei, într-un document care stă la baza înregistrărilor în contabilitate, dobândind astfel calitatea de document justificativ; documentele justificative angajează răspunderea persoanelor care le-au întocmit, vizat și aprobat, precum și a celor care le-au înregistrat în contabilitate. Editarea directă a unui NIR deja validat (fără urmă de corecție) rupe acest lanț de răspundere — la un control, nu mai există dovada că valoarea inițială a fost greșită și cine a corectat-o.
Cum se corectează, în funcție de momentul descoperirii erorii
- Dacă eroarea e descoperită înainte de a fi folosită gestiunea (nicio ieșire pe stocul respectiv, nicio factură emisă pe baza lui): se poate anula NIR-ul greșit și se emite unul nou, cu cantitatea corectă, păstrând ambele documente în arhivă cu mențiune clară de anulare.
- Dacă gestiunea a fost deja mișcată (au avut loc ieșiri parțiale din stocul respectiv): se emite un NIR de corecție/stornare pentru diferența de cantitate, cu referință explicită la NIR-ul inițial corectat — nu se rescrie cantitatea pe documentul vechi.
- Dacă diferența de cantitate afectează costul mediu ponderat sau evaluarea FIFO/LIFO a stocului, recalculați și ieșirile deja înregistrate din acel lot, pentru că evaluarea la ieșire se face pe baza costului de intrare corect (regulile de evaluare a stocurilor din OMFP nr. 1802/2014).
Când cantitatea greșită vine din factura furnizorului
Dacă discrepanța nu e o eroare de introducere, ci reflectă o cantitate efectiv livrată diferită de cea facturată, problema nu se rezolvă doar în contabilitate — trebuie clarificată comercial cu furnizorul (aviz de expediție vs. factură vs. cantitate recepționată fizic), iar NIR-ul trebuie să reflecte cantitatea efectiv recepționată, nu cantitatea facturată, dacă acestea diferă. Factura se corectează separat, la furnizor, conform procedurii de corectare a facturilor.
Practic
- Nu ștergeți niciodată un NIR validat dintr-un program de gestiune fără să lăsați urmă (jurnal de modificări) — majoritatea programelor permit „stornare” sau „anulare cu motiv”, folosiți acea funcție, nu editarea brută.
- Notați pe scurt, în câmpul de observații, motivul corecției și data — utile atât la inventariere, cât și la un control ulterior.
- Verificați dacă eroarea s-a propagat în alte documente derivate (bon de consum, factură de vânzare bazată pe stocul respectiv) — corectarea NIR-ului singur nu repară automat documentele emise ulterior pe baza cantității greșite.