Când trebuie inventariată casieria firmei?
Norma stabilește un moment precis pentru inventarierea anuală a casieriei — nu „la sfârșit de an, aproximativ", ci ultima zi lucrătoare a exercițiului financiar, după ce toate operațiunile din acel exercițiu au fost deja înregistrate.
Temeiul legal
„Disponibilitățile în lei și în valută din casieria entității se inventariază în ultima zi lucrătoare a exercițiului financiar, după înregistrarea tuturor operațiunilor de încasări și plăți privind exercițiul respectiv, confruntându-se soldurile din registrul de casă cu monetarul și cu cele din contabilitate." — OMFP 2861/2009, Anexa 1, pct. 29 alin. (3)
„ori de câte ori sunt indicii că există lipsuri sau plusuri în gestiune, care nu pot fi stabilite cert decât prin inventariere" — OMFP 2861/2009, Anexa 1, pct. 2 lit. b)
Momentul obligatoriu, anual, e ultima zi lucrătoare a exercițiului financiar — după ce toate încasările și plățile din acel exercițiu au fost deja înregistrate, nu înainte. Pe lângă acest moment fix, casieria (ca orice altă gestiune) se inventariază și ori de câte ori există indicii de lipsuri sau plusuri care nu pot fi stabilite cert altfel decât prin inventariere, sau la cererea organelor de control cu prilejul unui control. Regula generală a inventarierii — cel puțin o dată în cursul exercițiului financiar — se aplică și aici, casieria nefiind exceptată de la obligația generală.
Ce se greșește în practică
- Se inventariază casa la o dată arbitrară din ianuarie, înainte ca toate operațiunile de încasări și plăți din exercițiul anterior să fi fost complet înregistrate.
- Se consideră inventarierea casei „opțională" sau „doar dacă apar suspiciuni", deși norma o cere obligatoriu, anual, pentru orice entitate.
- Se inventariază doar cu ocazia inventarierii generale a stocurilor, ignorând faptul că un control ANAF sau indicii concrete de lipsuri/plusuri pot declanșa o inventariere suplimentară, punctuală, a casieriei.
Ce face iConta.eu
Formularul „Inventariere anuală" din iConta.eu nu are un ecran dedicat, cu automatizări specifice, pentru inventarierea casieriei (nu acceptă conturi de disponibilități) — nu impune și nu reamintește automat data-limită de ultima zi lucrătoare a exercițiului financiar pentru confruntarea monetarului cu registrul de casă. Planificarea și efectuarea propriu-zisă a inventarierii casei, la momentul corect, rămân responsabilitatea ta și a comisiei de inventariere.