Notificările din SPV: cum le gestionez
Spațiul Privat Virtual comunică prin mesaje pe mai multe tipuri: facturi trimise, facturi primite, erori, mesaje ale cumpărătorului. Legea numește explicit obligația de a pune la dispoziție și de a notifica destinatarul cu privire la facturile primite prin sistem — restul rămâne, azi, în afara automatizării.
Temeiul legal
„Data comunicării facturii electronice către destinatar se consideră data la care factura electronică este disponibilă acestuia pentru descărcare din sistemul național privind factura electronică RO e-Factura. Destinatarul este notificat cu privire la facturile electronice primite [...]." — OUG 120/2021, art. 4 alin. (7) (sursă: anaf_surse/oug_120_2021.txt)
Ce înseamnă, concret, pentru gestionarea notificărilor din SPV:
- Sistemul ANAF distinge tipuri de mesaje prin parametrul
filtrual interogării de listare: E = erori factură, T = factură trimisă (confirmare de primire ANAF), P = factură primită (de la furnizori), R = mesaj cumpărător. - Obligația legală de notificare (art. 4 alin. (7) de mai sus) privește tocmai facturile primite — momentul în care factura devine disponibilă pentru descărcare e considerat, legal, momentul comunicării ei.
- Obiecția destinatarului asupra unei facturi electronice se face, potrivit legii, „inclusiv în sistemul național privind factura electronică RO e-Factura, prin înscrierea unui mesaj în acest sens" (OUG 120/2021, art. 4 alin. (9)) — un mecanism formal, distinct de o simplă respingere internă în programul de contabilitate.
- Corecția unei facturi electronice deja comunicate se face conform art. 330 din Codul fiscal și se retransmite prin același sistem RO e-Factura (OUG 120/2021, art. 4 alin. (10)).
Ce se greșește în practică
- Se presupune că orice notificare/mesaj din SPV (inclusiv confirmările de trimitere sau erorile) e „descărcat" automat de aplicația de contabilitate — depinde strict de ce tip de mesaj (
filtru) e configurat să fie preluat automat. - Se confundă „respingerea" unei facturi primite, făcută intern în programul de contabilitate, cu obiecția formală prevăzută de lege (art. 4 alin. (9)), care presupune înscrierea unui mesaj în sistemul SPV către emitent — cele două nu au același efect juridic.
- Se așteaptă o alertă automată de tip e-mail/push pentru absența oricărei facturi noi descărcate din SPV — o astfel de tăcere poate însemna, la fel de bine, o conexiune SPV expirată, nu neapărat lipsa reală de facturi.
Ce face iConta.eu
Funcționalitatea Cron receive e-Factura rulează automat, la fiecare 30 de minute, și descarcă din SPV mesajele de tip „factură primită" (filtru=P) pentru fiecare firmă conectată, pe o fereastră de 3 zile suprapusă (toleranță la eșecuri intermitente). Fiecare mesaj e verificat contra scurgerii de date între firme ale aceluiași cabinet (CIF-ul beneficiarului din mesaj trebuie să coincidă cu CIF-ul firmei) și deduplicat pe identificatorul de mesaj ANAF, apoi factura e inserată ca ciornă — fără să genereze automat nicio cheltuială: validarea (alegerea contului de cheltuială) rămâne un pas manual, obligatoriu, al contabilului.
Aplicația nu descarcă și nu gestionează automat celelalte tipuri de mesaje SPV — confirmările de trimitere (T), erorile (E) sau mesajele de tip cumpărător (R, care includ obiecția formală prevăzută de art. 4 alin. (9)) nu sunt preluate de acest mecanism. „Respingerea" unei facturi primite, disponibilă în iConta, e o acțiune pur internă (cu motiv, păstrată în istoric) — nu scrie niciun mesaj înapoi în sistemul SPV către emitent, deci nu echivalează cu obiecția formală din lege. Automatizarea rulează implicit, fără niciun ecran de configurare — frecvența și fereastra de interogare sunt fixate la nivel de server, nu editabile din interfață.