Cum se numerotează NIR-urile?

Nicio normă nu impune un format anume pentru numărul unui NIR (nota de recepție și constatare de diferențe, cod 14-3-1A). Firma își stabilește singură sistemul de numerotare, dar trebuie să respecte trei condiții: numerele sunt secvențiale, alocarea lor este atribuită în scris unei persoane și procedura internă spune de la ce număr pornește fiecare exercițiu financiar. Regula este aceeași pentru toate documentele financiar-contabile.

Ce spune norma

OMFP 2634/2015, Anexa 1 pct. 24, cere entităților să asigure „un regim intern de numerotare a documentelor financiar-contabile”, astfel:

• cei care răspund de organizarea și conducerea contabilității desemnează, prin decizie internă scrisă, una sau mai multe persoane care alocă și gestionează numerele;
• fiecare document are „un număr de ordine sau o serie, după caz, număr sau serie ce trebuie să fie secvențial(ă), stabilit(ă) de entitate”, iar la alocare se ține cont de structura organizatorică (gestiuni, puncte de lucru, sucursale);
• entitatea emite proceduri proprii prin care stabilește, pentru fiecare exercițiu financiar, numărul sau seria de la care se emite primul document.

Numărul și data documentului sunt oricum elemente principale ale oricărui document justificativ (OMFP 2634/2015, Anexa 1 pct. 2).

Variante practice de numerotare

Pentru că legea nu dă un model, contabilul alege schema care reflectă organizarea firmei:

• o singură serie pe firmă: NIR 1, 2, 3... de la 1 ianuarie. Este potrivită pentru o singură gestiune;
• serie pe gestiune: de exemplu „DEP” pentru depozit și „MAG1” pentru magazin, fiecare cu propria numerotare secvențială. Norma trimite explicit la gestiuni și puncte de lucru;
• serie care include anul: de exemplu „NIR-2026-0001”. Face vizibilă repornirea numerotării la fiecare exercițiu, dacă procedura internă prevede repornirea.

Oricare ar fi varianta, în interiorul unei serii nu trebuie să existe salturi sau numere folosite de două ori.

NIR-uri pe tranșe și NIR-uri anulate

Dacă bunurile sosesc în tranșe, se întocmește câte un NIR pentru fiecare tranșă, anexat la factură sau la aviz (OMFP 2634/2015, Anexa 2, descrierea formularului 14-3-1A). Fiecare tranșă primește deci propriul număr din serie.

Norma nu reglementează separat NIR-ul anulat. Pentru ca numerotarea să rămână secvențială, este prudent ca procedura internă să prevadă păstrarea numărului anulat, cu mențiunea „anulat”, în loc de reutilizarea lui.

Exemplu

Un SRL are un depozit și un magazin, iar în magazin evidența se ține la preț de vânzare. Pentru mărfurile intrate în acest tip de gestiune, NIR-ul este obligatoriu (Anexa 2, formularul 14-3-1A). Decizia internă din ianuarie 2026 poate prevedea:

• persoana desemnată: gestionarul-șef;
• seria DEP pentru depozit, începând cu DEP-0001/2026;
• seria MAG pentru magazin, începând cu MAG-0001/2026;
• repornirea ambelor serii la 1 ianuarie a fiecărui exercițiu.

O factură cu marfă livrată parțial în două zile generează MAG-0147 și MAG-0148, ambele anexate la aceeași factură.

Pași pentru contabil

1. Redactează decizia internă de desemnare a persoanei care alocă numerele.
2. Stabilește în scris seriile, pe gestiuni sau puncte de lucru, și numărul de start pentru exercițiul curent.
3. Configurează programul de gestiune să genereze numere secvențiale pe fiecare serie.
4. La închiderea anului, verifică dacă există salturi de numere și documentează-le.

De reținut

• Numerotarea NIR o stabilește firma, prin procedură internă scrisă (OMFP 2634/2015, Anexa 1 pct. 24).
• Numărul trebuie să fie secvențial; seriile pot fi separate pe gestiuni sau puncte de lucru.
• Procedura trebuie să indice, pentru fiecare exercițiu, numărul de la care se pornește.
• La recepția pe tranșe se face câte un NIR pentru fiecare tranșă, fiecare cu propriul număr.

Toate ghidurile · ← iConta.eu · Termeni și condiții