Cum pregătesc firma pentru controalele privind e-Factura
Pregătirea pentru un control privind RO e-Factura nu înseamnă doar „am transmis facturile" — ANAF verifică punctual, pentru fiecare factură, dacă transmiterea s-a făcut în termenul legal. O firmă care vrea să fie pregătită trebuie să poată reconstitui, pentru orice lună, care facturi au fost transmise la timp și care nu.
Temeiul legal
„(6) Termenul-limită pentru transmiterea facturilor prevăzute la alin. (1)-(3) în sistemul național privind factura electronică RO e-Factura este de 5 zile lucrătoare de la data emiterii facturii, dar nu mai târziu de 5 zile lucrătoare de la data-limită prevăzută pentru emiterea facturii la art. 319 alin. (16) din Legea nr. 227/2015, cu modificările și completările ulterioare. (7) Nerespectarea prevederilor alin. (6) pentru una sau mai multe facturi al căror termen-limită de transmitere în sistemul național privind factura electronică RO e-Factura intervine în cursul unei luni calendaristice constituie contravenție și se sancționează cu amendă de la 5.000 lei la 10.000 lei, pentru persoanele juridice încadrate în categoria contribuabililor mari, [...] cu amendă de la 2.500 lei la 5.000 lei, pentru persoanele juridice încadrate în categoria contribuabililor mijlocii, [...] și cu amendă de la 1.000 lei la 2.500 lei, pentru celelalte persoane juridice, precum și pentru persoanele fizice." — Legea 296/2023, art. LIX alin. (6) și (7) (Secțiunea a 2-a, Capitolul IV) (sursă: anaf_surse/legea_296_2023_masuri_fiscal_bugetare_asigurarea_sustenabilitatii.txt)
Ce rezultă din text pentru pregătirea unui control:
- Termenul curge de la două repere, nu unul singur: 5 zile lucrătoare de la data emiterii facturii, dar niciodată mai târziu de 5 zile lucrătoare de la data-limită legală de emitere a facturii (art. 319 alin. (16) din Codul fiscal) — dacă factura a fost emisă cu întârziere, termenul de transmitere tot se calculează raportat la data-limită legală, nu la data reală de emitere.
- Sancțiunea se aplică pe lună calendaristică, cumulat: nu pe fiecare factură separat, ci pentru toate facturile a căror scadență de transmitere cade în aceeași lună — deci o singură amendă poate acoperi mai multe facturi întârziate din aceeași lună.
- Amenda depinde de categoria contribuabilului: 5.000-10.000 lei pentru contribuabili mari, 2.500-5.000 lei pentru mijlocii, 1.000-2.500 lei pentru restul persoanelor juridice și pentru persoanele fizice — pregătirea pentru control trebuie să țină cont de propria categorie.
- Dovada la control e data reală de transmitere în sistem, nu data emiterii facturii în evidența internă — firma trebuie să poată extrage, pentru fiecare factură, momentul confirmat de încărcare în RO e-Factura.
Ce se greșește în practică
- Se urmărește doar dacă factura a fost „trimisă", fără să se verifice data exactă de încărcare față de termenul de 5 zile lucrătoare de la data-limită de emitere.
- Se calculează termenul de la data facturării interne, ignorând că, pentru facturile emise cu întârziere față de art. 319 alin. (16), termenul de transmitere curge oricum de la data-limită legală, nu de la data reală (mai târzie) a emiterii.
- Se presupune că sancțiunea se aplică per factură, ceea ce duce la subestimarea riscului — amenda cumulează toate întârzierile dintr-o lună calendaristică într-o singură contravenție.
- Se ignoră diferența de amendă pe categorie de contribuabil, iar firma nu-și verifică din timp încadrarea (mare/mijlociu/altele) la data controlului.
Ce face iConta.eu
La data acestui ghid, iConta.eu automatizează transmiterea efectivă în RO e-Factura prin core/efactura_send.py — generarea XML-ului UBL (genereaza_xml()), validarea față de schema FACT1 (valideaza()), încărcarea (upload_ubl()) și interogarea stării mesajului (stare_mesaj(), lista_mesaje()). Aplicația nu are însă, la acest moment, o verificare automată explicită a încadrării în termenul de 5 zile lucrătoare din art. LIX alin. (6) — nu există o funcție dedicată care să semnaleze facturile aflate în risc de depășire a termenului sau să genereze un raport lunar de conformitate pentru pregătirea unui control. Reconstituirea istoricului de transmitere pe fiecare factură, pentru dovada la control, se face din stările interogate individual (stare_mesaj), nu dintr-un tablou de bord dedicat conformității.