Cum se reconciliază soldul scriptic cu cel faptic la inventar?
Compararea directă între ce arată gestiunea în evidență și ce s-a numărat fizic dă o diferență brută, dar aceea nu e neapărat diferența cu care se lucrează mai departe. Legea intercalează doi pași — compensarea și scăzămintele — între constatarea diferenței brute și înregistrarea unui plus sau minus efectiv.
Temeiul legal
OMFP 2861/2009, Anexă, pct. 40 alin. (3): „La stabilirea valorii debitului, în cazurile în care lipsurile în gestiune nu sunt considerate infracțiuni, se are în vedere posibilitatea compensării lipsurilor cu eventualele plusuri constatate, dacă sunt îndeplinite următoarele condiții: - să existe riscul de confuzie între sorturile aceluiași bun material...; - diferențele constatate în plus sau în minus să se refere la aceeași perioadă de gestiune și la aceeași gestiune."
pct. 40 alin. (5): „...Compensarea se face pentru cantități egale între plusurile și lipsurile constatate."
pct. 41 alin. (1): scăzămintele se calculează „numai în situația în care cantitățile lipsă sunt mai mari decât cantitățile constatate în plus".
Cele trei niveluri ale diferenței
Diferența brută e ce arată direct compararea soldului scriptic cu cel faptic, sortiment cu sortiment — de multe ori are atât sorturi în plus, cât și sorturi în minus, în aceeași gestiune.
Diferența după compensare se obține verificând, pentru fiecare pereche de sorturi cu risc de confuzie aflate pe lista aprobată anual, dacă lipsa unuia poate fi acoperită de plusul celuilalt, pentru cantități egale. Doar ce nu se poate compensa astfel trece mai departe.
Diferența finală, după scăzăminte, se obține aplicând, pe ce a rămas ca lipsă, scăzămintele legale — dar numai dacă lipsa cantitativă rămasă depășește plusul constatat la același bun. Abia acest rest e minusul (sau plusul) care se înregistrează efectiv în contabilitate, ca lipsă imputabilă, neimputabilă sau ca surplus de evaluat.
Ce se greșește în practică
- Se înregistrează direct diferența brută ca minus sau plus, sărind peste verificarea compensării și a scăzămintelor — rezultatul poate fi o imputare mai mare decât cea reală.
- Se compensează diferențe din gestiuni sau perioade diferite, ignorând condiția explicită de la pct. 40 alin. (3): aceeași gestiune, aceeași perioadă.
- Se aplică scăzămintele pe toată lipsa constatată, nu doar pe partea care depășește plusul de la același bun, așa cum cere pct. 41 alin. (1).
Ce face iConta.eu
Aplicația calculează diferența cantitativ-valorică pe fiecare sortiment din listele de inventariere, comparând soldul scriptic cu cel numărat fizic. Verificarea eligibilității pentru compensare pe sorturi confundabile și aplicarea scăzămintelor legale rămân de stabilit separat, conform pct. 40-41, înainte ca diferența finală de plus sau de minus să fie introdusă în aplicație pentru înregistrare.