Cum reconciliez registrul de vânzări cu RO e-Factura
Diferențele dintre registrul de vânzări ținut intern și facturile confirmate în RO e-Factura apar de obicei din decalaj de transmitere, nu din facturi lipsă — dar legea pune un termen strict la acel decalaj.
Termenul legal de transmitere
Legea nr. 296/2023, art. LIX alin. (6), stabilește: "Termenul-limită pentru transmiterea facturilor... în sistemul național privind factura electronică RO e-Factura este de 5 zile lucrătoare de la data emiterii facturii, dar nu mai târziu de 5 zile lucrătoare de la data-limită prevăzută pentru emiterea facturii la art. 319 alin. (16) din Legea nr. 227/2015." Deci o factură emisă azi trebuie să fie transmisă (nu doar întocmită) în sistemul național în maximum 5 zile lucrătoare.
Nerespectarea acestui termen constituie contravenție, potrivit alin. (7), sancționată cu amendă diferențiată: 5.000–10.000 lei pentru contribuabilii mari, 2.500–5.000 lei pentru cei mijlocii, 1.000–2.500 lei pentru celelalte persoane juridice și pentru persoanele fizice — pentru fiecare lună calendaristică în care intervine termenul-limită de transmitere nerespectat, nu per factură individuală întârziată.
De ce apar diferențe la reconciliere
Sistemul național RO e-Factura, reglementat de OUG nr. 120/2021, e "ansamblul de principii, reguli şi aplicaţii informatice având drept scop primirea facturii electronice de la emitent... stocarea prin mijloace electronice a facturilor şi transmiterea către destinatar" (art. 3 alin. (2)). Data la care o factură apare "acceptată" în sistem e data comunicării ei acolo — nu neapărat data emiterii înscrisă pe factură. Pentru reconcilierea registrului de vânzări (care de regulă urmărește data facturii) cu situația din RO e-Factura (care urmărește data transmiterii/confirmării), verifică întotdeauna ambele date pentru fiecare linie, nu doar numărul facturii.
Cauzele tipice de diferență:
- factură emisă la finalul unei luni, transmisă în sistem în prima săptămână a lunii următoare (în cadrul celor 5 zile lucrătoare) — apare corect în registru la luna de emitere, dar în sistem la data comunicării;
- factură stornată/anulată după transmitere — trebuie regăsită atât operațiunea inițială, cât și stornarea, ambele confirmate în sistem;
- erori de validare respinse de sistemul național — o factură respinsă nu figurează ca transmisă, deci nu apare încă la partenerul destinatar, chiar dacă a fost emisă și înregistrată intern.
Practic
La reconciliere lunară, compară registrul de vânzări nu doar pe total valoric, ci linie cu linie pe numărul facturii și data transmiterii efective în sistem — o factură emisă în ultimele zile ale lunii, dar transmisă (corect, în termenul de 5 zile lucrătoare) în luna următoare, nu e o eroare, ci o secvențare normală permisă de lege.