Cum retransmiți o factură respinsă de ANAF în RO e-Factura
Există două situații complet diferite, pe care mulți contabili le confundă: factura respinsă de sistem pentru erori de structură și factura acceptată de sistem, dar contestată de destinatar. Se rezolvă diferit.
Cazul 1: factura e respinsă de sistemul RO e-Factura (erori de structură)
Art. 4 din OUG 120/2021 descrie exact mecanismul:
alin. (4): „În situația în care factura electronică transmisă respectă structura prevăzută la alin. (1), se aplică semnătura electronică a Ministerului Finanțelor și se comunică de îndată destinatarului."
alin. (5): „În situația în care factura electronică transmisă nu respectă structura prevăzută la alin. (1), emitentul primește mesaj cu erorile identificate. După corectarea erorilor identificate, factura electronică se transmite în cadrul aceluiași sistem național privind factura electronică RO e-Factura."
Deci: dacă factura a fost respinsă (nu a primit semnătura electronică a Ministerului Finanțelor, nu a fost comunicată destinatarului), ea nu există ca document oficial în sistem. Procedura corectă:
- Citește mesajul de eroare primit de la RO e-Factura (de regulă erori de validare CIUS-RO — cod de client greșit, cotă TVA inconsistentă, câmp obligatoriu lipsă etc.).
- Corectează factura sursă (în softul de facturare, nu manual pe XML).
- Retransmite documentul corectat în același sistem RO e-Factura — nu ca „factură de corecție", ci pur și simplu ca factură retransmisă, pentru că prima variantă nu a fost niciodată validată.
Nu se emite o factură de stornare pentru o factură respinsă — stornarea are sens doar pentru facturi care au fost efectiv comunicate.
Cazul 2: factura a fost acceptată de sistem, dar destinatarul are obiecții
Aici regimul e diferit, pentru că factura există deja ca document oficial. Art. 4 din OUG 120/2021:
alin. (8): „Factura electronică comunicată destinatarului nu se poate returna în sistemul național privind factura electronică RO e-Factura."
alin. (9): „În situația unei facturi electronice asupra căreia destinatarul are obiecții, acesta înștiințează emitentul facturii electronice, inclusiv în sistemul național privind factura electronică RO e-Factura, prin înscrierea unui mesaj în acest sens."
alin. (10): „Corecția facturii electronice comunicată destinatarului în sistemul RO e-Factura se efectuează conform art. 330 din Legea nr. 227/2015 privind Codul fiscal... Factura electronică corectată se transmite în cadrul aceluiași sistem național privind factura electronică RO e-Factura."
Aici procedura e: emiți o factură de corecție (stornare parțială/totală + factură nouă, sau notă de corecție, după caz — conform art. 330 Cod fiscal), și o transmiți tot prin RO e-Factura, ca document distinct legat de factura inițială.
Termenul de transmitere pentru orice retransmitere
Indiferent de motiv, termenul-limită pentru transmiterea facturilor B2B în RO e-Factura rămâne 5 zile lucrătoare de la data emiterii, dar nu mai târziu de 5 zile lucrătoare de la termenul-limită legal de emitere a facturii (art. 319 alin. 16 Cod fiscal) — regulă aflată la art. 10 alin. (7) din OUG 120/2021, așa cum a fost completat. O retransmitere după corectare nu prelungește acest termen — de aceea corectarea rapidă a erorilor de structură contează operațional, nu doar formal.
În practică
- Verifică mesajul de eroare complet, nu doar primul rând — RO e-Factura poate semnala mai multe erori simultan.
- Nu redenumi/reemite manual un XML corectat fără să treacă din nou prin motorul de generare — riști să repeți aceeași eroare de structură.
- Pentru facturile deja acceptate și contestate de client, discută întâi cu destinatarul (mesaj în sistem, conform art. 4 alin. 9), apoi emite corecția conform art. 330 Cod fiscal.