SAF-T din Excel: se poate genera manual?
Un fișier Excel nu se poate depune ca D406. Declarația conține un fișier XML construit pe schema SAF-T, atașat unui PDF semnat electronic. Datele pot proveni dintr-un tabel ținut manual. Condiția este ca XML-ul rezultat să treacă de validatorul ANAF.
Ce cere ordinul
OPANAF 1783/2021 definește fișierul: „SAF-T este un fișier în format electronic, de tip XML, conținând date extrase automat din sistemele informatice ale contribuabililor/plătitorilor, exportate și stocate într-un format standardizat.”
Anexa 3 descrie fluxul obligatoriu, în trei pași (pct. 1):
- generarea fișierului SAF-T în format XML;
- verificarea structurii și a corelațiilor cu programul „Validator” pus la dispoziție de ANAF;
- generarea D406 ca PDF cu XML-ul atașat, semnat electronic.
Pct. 10 adaugă că D406 se transmite „doar în situația în care procesarea a fost realizată cu succes”. Declarația se semnează cu certificat calificat (anexa 2, pct. 6).
Varianta „manuală” prevăzută de ordin
Anexa 3, pct. 3, enumeră trei metode de pregătire a XML-ului:
- a) generare automată din programul de contabilitate sau din ERP;
- b) „pregătirea cu un editor de XML a declarației prin editarea pe schema SAF-T cu introducerea directă a datelor relevante”. Ordinul precizează că metoda poate fi folosită de contribuabilii fără sisteme informatice de contabilitate sau ERP;
- c) generare externă, printr-un operator de date specializat, pentru contabilitatea externalizată.
Metoda b) este forma legală de „manual”. Excel poate servi ca sursă de date. Documentul depus rămâne însă XML-ul pe schema SAF-T, nu foaia de calcul.
Ce înseamnă în practică
Un XML scris manual trebuie să respecte aceleași reguli ca unul generat automat:
- structura schemei SAF-T, cu secțiunile obligatorii pentru tipul de raportare;
- corelațiile verificate de validator, de exemplu soldurile din balanță față de nomenclatoare și totalurile din jurnale;
- dimensiunea maximă din ghidul contribuabilului (anexa 3, pct. 11).
Dacă PDF-ul nu e generat cu programul ANAF, anexa 3, pct. 5, cere metadate precise și respectarea modelului din anexa 2.
Exemplu
Un SRL mic ține evidența într-un program care nu exportă SAF-T. Contabilul are balanța și jurnalele în Excel. Pașii:
- Mapează conturile din balanță pe nomenclatorul SAF-T.
- Construiește XML-ul, cu un editor de XML sau cu un script care transformă tabelul în XML pe schemă.
- Rulează validatorul ANAF și corectează erorile raportate, apoi rulează din nou.
- Generează din validator PDF-ul cu XML atașat, semnează-l și depune-l.
La o raportare cu multe tranzacții, editarea de mână devine greu de ținut sub control. Metoda b) e realistă pentru volume mici.
De reținut
- D406 conține un fișier XML pe schema SAF-T, nu un fișier Excel (OPANAF 1783/2021).
- Pregătirea manuală cu un editor de XML e o metodă prevăzută expres (anexa 3, pct. 3 lit. b)).
- Fără validare reușită, declarația nu se transmite (anexa 3, pct. 10).
- Pentru transmitere, PDF-ul cu XML atașat se semnează cu certificat calificat.