Ce fac dacă soldul din 5121 nu corespunde cu banca?
Modulul de reconciliere bancară din iConta.eu potrivește fiecare linie din extras cu facturile deschise ale unui partener — el nu calculează și nu compară niciodată soldul total al contului 5121 cu soldul din extras. Diferența de sold trebuie deci investigată separat, urmărind cauzele tehnice cele mai frecvente.
Temeiul legal
„Disponibilitățile aflate în conturi la bănci [...] se inventariază prin confruntarea soldurilor din extrasele de cont emise de acestea cu cele din contabilitatea entității." — OMFP nr. 2861/2009, pct. 29 alin. (2)
Norma descrie confruntarea soldurilor ca operațiune de inventariere, nu ca procedură lunară obligatorie sub acest nume — disciplina de verificare frecventă a înregistrărilor se sprijină, separat, pe obligația din Legea contabilității nr. 82/1991, art. 22, de a întocmi lunar balanța de verificare.
Cauze frecvente ale diferenței
Când soldul din 5121 nu corespunde cu soldul din extras, cauza e aproape întotdeauna una din următoarele:
- Linii de extras nepotrivite sau neprocesate — linii rămase pe stare „necontat" (fără potrivire găsită, cu potrivire parțială sau nou-importate) nu au generat notă contabilă, deci suma lor lipsește din 5121.
- Linii marcate „ignorate" — au fost excluse explicit din contabilizare (de exemplu, transferuri interne), dar dacă ignorarea a fost greșită, operațiunea reală lipsește din 5121.
- Reimportarea aceluiași extras — sistemul nu verifică duplicate la import; reimportarea unui fișier deja încărcat (sau a unui interval suprapus) creează linii duble, care, dacă sunt contate, dublează sume în 5121.
- Format de extras necunoscut — parserul de extrase e validat pe formatul unei bănci de referință; un extras cu format diferit poate fi citit incomplet sau greșit.
Ce se greșește în practică
- Se presupune că orice diferență de sold e o eroare de contabilizare, fără să se verifice mai întâi dacă există linii de extras rămase necontate sau ignorate.
- Se reimportă extrasul „ca să fie sigur" fără să se verifice întâi dacă liniile există deja — riscul e dublarea sumelor, nu corectarea lor.
- Se face confruntarea soldurilor o singură dată, la sfârșit de an, deși erorile se acumulează lunar și devin mai greu de urmărit cu timpul.
Ce face iConta.eu
iConta.eu nu are un instrument dedicat care compară automat soldul contului 5121 cu soldul din extrasul bancar la o dată — reconcilierea acoperă potrivirea pe linie (extras ↔ facturi), nu verificarea de sold. Ecranul Bancă îți arată însă, per linie, starea fiecărei operațiuni (necontată, contată, ignorată), ceea ce te ajută să identifici rapid liniile care lipsesc din contabilitate. Verificarea propriu-zisă a soldului 5121 față de extras rămâne o operațiune manuală, sprijinită de balanța de verificare.