Cum tratez o comandă WooCommerce anulată după facturare?
Când o comandă e anulată în magazinul online după ce a fost deja transformată în factură, problema nu mai ține de sincronizarea cu magazinul, ci de regula generală de corectare a facturilor: o factură emisă nu se șterge, se stornează.
Temeiul legal
„Corectarea informațiilor înscrise în facturi [...] se efectuează astfel: a) în cazul în care factura nu a fost transmisă către beneficiar, aceasta se anulează și se emite o nouă factură; [...] b) în cazul în care factura a fost transmisă beneficiarului, fie se emite o nouă factură care trebuie să cuprindă [...] valorile cu semnul minus [...], iar, pe de altă parte, informațiile și valorile corecte, fie se emite o nouă factură conținând informațiile și valorile corecte și concomitent se emite o factură cu valorile cu semnul minus [...], în care se înscriu numărul și data facturii corectate." — Codul fiscal (Legea nr. 227/2015), art. 330 alin. (1) (sursă: anaf_surse/cod_fiscal_227_2015_consolidat.txt)
- Regula depinde de un singur criteriu: dacă factura a ajuns sau nu la cumpărător (a fost transmisă). O comandă WooCommerce anulată după ce factura a fost deja emisă și trimisă cade aproape întotdeauna în situația de la lit. b) — trebuie stornată, nu ștearsă.
- Stornarea nu e o simplă „anulare" în evidența internă — ea produce efecte fiscale în perioada în care se emite, nu în perioada facturii inițiale, și trebuie declarată corespunzător (decont de TVA, declarații informative, e-Factura, dacă factura inițială a fost transmisă acolo).
- Motivul corecției trebuie documentat — pentru un retur sau o anulare de comandă, dovada e utilă la un eventual control (comunicare cu clientul, confirmare de anulare din platforma magazinului).
Ce se greșește în practică
- Se șterge sau se editează direct factura deja emisă, ca și cum comanda n-ar fi existat — dacă factura a fost deja transmisă cumpărătorului sau la e-Factura, acest lucru nu mai e permis legal.
- Se așteaptă ca sistemul de facturare conectat la magazinul online să detecteze singur schimbarea de status a comenzii (din „finalizată" în „anulată") și să stornize automat — de regulă, un conector care doar importă comenzi noi nu urmărește ce se întâmplă ulterior cu o comandă deja transformată în factură.
- Se ignoră partea de TVA: dacă factura inițială a generat TVA colectată deja raportată, stornarea trebuie reflectată în perioada curentă, nu prin refacerea declarației vechi.
Ce face iConta.eu
Conectorul WooCommerce din iConta.eu nu are niciun mecanism de reconciliere sau stornare automată pentru o comandă anulată după facturare — verificat direct în cod, modulul conectorului nu conține nicio logică legată de anulare sau stornare. Odată ce o comandă a fost importată și transformată în factură, ea e marcată ca „deja importată" și e ignorată definitiv la orice sincronizare ulterioară, indiferent ce se întâmplă cu ea în magazinul online — inclusiv dacă între timp e anulată sau rambursată acolo.
Practic, dacă o comandă WooCommerce e anulată după ce factura a fost deja emisă, corectarea rămâne o operațiune manuală, făcută exact ca pentru orice altă factură din aplicație, conform regulii de la art. 330 de mai sus — conectorul nu detectează și nu semnalează singur aceste cazuri.