Cum tratez sumele neidentificate din extrasul bancar?
Extrasul bancar arată doar mișcarea de bani, nu și natura ei economică. O sumă intrată sau ieșită din cont fără să știi ce reprezintă (o încasare de la un client neidentificat, un virament greșit, o restituire) nu poate fi pur și simplu „pusă" pe un cont contabil oarecare — legea cere ca orice înregistrare să se sprijine pe un document justificativ.
Temeiul legal
„Orice operațiune economico-financiară efectuată se consemnează în momentul efectuării ei într-un document care stă la baza înregistrărilor în contabilitate, dobândind astfel calitatea de document justificativ." — Legea 82/1991 (Legea contabilității), art. 6 alin. (1) (sursă: anaf_surse/legea_82_1991_consolidat.txt)
Practic, pentru o sumă neidentificată din extrasul bancar:
- Extrasul bancar în sine nu e documentul justificativ al operațiunii economice — el arată doar mișcarea de trezorerie, nu cauza ei.
- Până la identificarea provenienței/destinației, suma se ține evidențiată distinct (de regulă pe un cont de sume în curs de clarificare), nu direct pe venituri, cheltuieli sau pe contul unui client/furnizor ales arbitrar.
- Legea 82/1991, art. 6 alin. (2) precizează că documentele justificative „angajează răspunderea persoanelor care le-au întocmit, vizat și aprobat, precum și a celor care le-au înregistrat în contabilitate" — deci o încadrare greșită, fără document, e o răspundere asumată, nu doar o formalitate omisă.
Ce se greșește în practică
- Se înregistrează suma direct pe venituri (sau cheltuieli) doar pentru „a închide" luna, fără să se aștepte identificarea reală a operațiunii.
- Se asociază suma cu un client/furnizor la întâmplare, pe baza unei presupuneri, fără corespondență cu o factură sau alt document.
- Se lasă suma nesoluționată perioade lungi, fără o evidență separată vizibilă, astfel încât la un control ea nu mai poate fi explicată nici de contabil, nici de firmă.
Ce face iConta.eu
iConta.eu importă extrasele bancare și le pune la dispoziție pentru contare, dar decizia despre ce reprezintă o sumă neidentificată — și documentul justificativ care o susține — rămâne a contabilului sau a firmei; aplicația nu inventează și nu presupune o încadrare contabilă pentru o operațiune fără document.