Achiziții de la piețe și târguri în 2026: ce documente îți trebuie
Când o firmă cumpără dintr-o piață agroalimentară sau de la un târg, primul lucru de stabilit este cine vinde. Documentul justificativ diferă după vânzător: o persoană fizică, un producător agricol sau un comerciant înregistrat (PFA, SRL). În primele două cazuri, factura nu există, iar cheltuiala se justifică printr-un document întocmit la cumpărare, completat obligatoriu de dovada intrării în gestiune.
Vânzătorul este persoană fizică: borderoul de achiziție
OMFP 2634/2015, Anexa 2, reglementează borderoul de achiziție (cod 14-4-13). Acesta servește ca:
- document de înregistrare în gestiune a bunurilor cumpărate de la persoane fizice;
- document justificativ de înregistrare în contabilitate a valorii lor;
- document de justificare a avansului spre decontare folosit pentru achiziție.
Îl întocmește persoana care face aprovizionarea, în momentul achiziției. Nu se completează ulterior, la birou, din memorie.
Vânzătorul este producător agricol persoană fizică: carnetul de comercializare
Pentru producătorii agricoli persoane fizice, borderoul de achiziție „de la producători individuali” (cod 14-4-13/b) nu mai poate fi folosit după 2 mai 2015, conform notei din OMFP 2634/2015, Anexa 2. Documentul corect este carnetul de comercializare al producătorului, prevăzut de legea specială privind piața produselor agricole, la care trimite OMFP 2634/2015, Anexa 1 pct. 6.
Condiția comună: dovada intrării în gestiune
OMFP 2634/2015, Anexa 1 pct. 6, prevede că documentele provenite din cumpărări de la persoane fizice pe bază de borderou de achiziție sau carnet de comercializare „pot fi înregistrate în contabilitate numai în cazul în care se face dovada intrării în gestiune a bunurilor respective”.
Dovada o face NIR-ul. Nota de recepție și constatare de diferențe este obligatorie, printre altele, pentru „bunurile materiale procurate de la persoane fizice” (OMFP 2634/2015, Anexa 2, formularul 14-3-1A). Fără NIR, borderoul sau carnetul nu este suficient pentru înregistrarea în contabilitate.
Vânzătorul este comerciant înregistrat
Dacă la târg vinde o firmă sau un PFA, se cere factură. Pentru sume mici, Codul fiscal art. 319 alin. (12) lit. a) permite factura simplificată când valoarea, inclusiv TVA, nu depășește 100 de euro.
Pentru deducerea TVA, un bon fiscal ține loc de factură simplificată numai dacă vânzătorul a înscris pe el, prin casa de marcat, codul de TVA al firmei cumpărătoare (HG 1/2016, Titlul VII pct. 69 alin. (6)). Un bon fără CIF poate justifica cheltuiala, dar nu și deducerea TVA.
Exemplu
Un restaurant cumpără dintr-o piață:
- 40 kg de legume de la un producător agricol, pentru 320 lei: se cere carnetul de comercializare, iar la sosirea marfei în magazie se întocmește NIR;
- ștergare de la un meșteșugar persoană fizică neînregistrată, pentru 150 lei: angajatul completează pe loc borderoul de achiziție, apoi se face NIR;
- ulei de la un SRL de pe tarabă, pentru 90 lei: bon fiscal cu CIF-ul restaurantului.
Toate cele trei sume se decontează din avansul spre decontare al angajatului, pe baza acestor documente.
Pași pentru contabil
- Dă-i achizitorului formulare de borderou și instruiește-l să ceară carnetul de comercializare producătorilor agricoli.
- Cere NIR pentru orice marfă cumpărată de la persoane fizice.
- Cere CIF-ul firmei pe bonurile fiscale de la comercianții înregistrați.
- Verifică separat încadrarea plăților în numerar în regulile legale privind numerarul, care nu sunt tratate aici.
De reținut
- Pentru o persoană fizică se folosește borderoul de achiziție (cod 14-4-13), întocmit la momentul cumpărării.
- Pentru un producător agricol se folosește carnetul de comercializare. Borderoul 14-4-13/b este interzis din 2015.
- Fără NIR ca dovadă a intrării în gestiune, borderoul sau carnetul nu se înregistrează în contabilitate (OMFP 2634/2015, Anexa 1 pct. 6).
- Pentru deducerea TVA, bonul fiscal trebuie să conțină CIF-ul cumpărătorului.