Cum arhivez documentele astfel încât să fie acceptate
Multe firme au renunțat la arhivele clasice, pe hârtie, și păstrează documentele financiar-contabile scanate sau direct în format electronic. Întrebarea practică e dacă o astfel de arhivă e acceptată la un control, și ce condiții trebuie îndeplinite.
Temeiul legal
„36. Entitățile au obligația păstrării în arhiva lor a registrelor de contabilitate, a celorlalte documente contabile, precum și a documentelor justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitate a operațiunilor economico-financiare. Păstrarea documentelor justificative, a registrelor de contabilitate și a celorlalte documente financiar-contabile se face, după caz, la domiciliul fiscal, la sediul social sau la sediile secundare, pe hârtie sau pe suport electronic. În cazul păstrării pe suport electronic a documentelor financiar-contabile, inclusiv a celor care au fost convertite din format hârtie în format electronic, nu este obligatorie aplicarea prevederilor Legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor în formă electronică, republicată. În cazul în care evidența contabilă este ținută cu ajutorul programelor informatice, documentele financiar-contabile se pot păstra pe suporturi tehnice, pe durata termenelor prevăzute de legislația în vigoare, cu condiția să poată fi listate în orice moment, în funcție de necesitățile entității sau la cererea organelor de control. 37. Documentele financiar-contabile se pot păstra, în baza unor contracte de prestări de servicii, cu titlu oneros, și de către operatori economici autorizați, potrivit legii, în prestarea de servicii arhivistice. [...] 37^1. Registrele de contabilitate obligatorii și documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitatea financiară se păstrează în arhiva persoanelor prevăzute la art. 1 din legea contabilității timp de 5 ani calculați de la data de 1 iulie a anului următor celui încheierii exercițiului financiar în care au fost întocmite, inclusiv pentru statele de salarii." — OMFP 2634/2015, Anexa 1 (Norme generale), pct. 36-37^1 (sursă: anaf_surse/omfp_2634_2015_anexa1_norme_generale.txt)
Condițiile care fac o arhivă electronică acceptată la control:
- Păstrarea pe suport electronic (inclusiv documente convertite din hârtie) e permisă fără să fie nevoie de respectarea Legii nr. 135/2007 privind arhivarea electronică — o simplificare importantă, care exclude nevoia unei semnături/marcă temporală specială conform acelei legi, atâta timp cât documentele rămân în format electronic obișnuit.
- Condiția centrală e ca documentele să poată fi listate oricând, la cererea entității sau a organelor de control — o arhivă „acceptată" nu e definită de formatul fișierului, ci de capacitatea de a produce documentul, lizibil, la cerere.
- Arhivarea poate fi externalizată, prin contract de prestări servicii, către un operator economic autorizat în servicii arhivistice — dar răspunderea pentru păstrare rămâne, potrivit legii contabilității, a administratorului sau a persoanei care are obligația gestionării entității, nu trece automat la prestatorul de arhivare.
- Termenul de păstrare — 5 ani pentru documentele justificative și registrele de contabilitate, calculați de la 1 iulie a anului următor încheierii exercițiului financiar în care au fost întocmite — se aplică indiferent de suportul folosit (hârtie sau electronic).
Ce se greșește în practică
- Se scanează documentele și se șterg originalele pe hârtie fără să se verifice dacă fișierele electronice rezultate pot fi listate ușor la cerere — condiția legală nu e „să existe" arhiva, ci să poată fi produsă rapid, lizibil, la control.
- Se presupune obligatoriu un serviciu de semnătură/marcă temporală certificat conform Legii 135/2007 pentru orice document electronic — norma citată exclude explicit această obligație pentru arhivarea documentelor financiar-contabile.
- Se calculează greșit termenul de păstrare de la data documentului, nu de la 1 iulie a anului următor încheierii exercițiului financiar respectiv — diferența poate fi de până la 18 luni.
Ce face iConta.eu
La data acestui ghid, iConta.eu păstrează documentele introduse (facturi, extrase, note contabile) pe durata în care contul firmei rămâne activ în aplicație, oferind acces la ele oricând, listabile la cerere — ceea ce se aliniază condiției centrale din norma citată. Aplicația nu oferă însă un serviciu certificat de arhivare electronică pe termen lung, distinct de contul activ (de exemplu, o arhivă separată garantată pentru toată durata legală de 5 ani, independent de statutul abonamentului) — pentru siguranță, recomandăm exportul periodic al documentelor și păstrarea unei copii separate, în afara aplicației.