Am arhivat incomplet documentele contabile. Ce fac?
Dacă descoperi că în arhivă lipsesc facturi, extrase, state de salarii sau registre, primul pas este să verifici dacă documentele sunt încă în termenul legal de păstrare. Pentru ele, OMFP 2634/2015, anexa 1, pct. 35^1, spune că reconstituirea este obligatorie. Nu e suficient să notezi lipsa. Documentul trebuie refăcut după o procedură formală.
Cât timp trebuie păstrate
Legea nr. 82/1991, art. 25, cere păstrarea registrelor obligatorii și a documentelor justificative 5 ani, „calculați de la data de 1 iulie a anului următor celui încheierii exercițiului financiar în care au fost întocmite, inclusiv pentru statele de salarii”. Documentele care atestă proveniența unor bunuri cu durată de viață mai mare de 5 ani se păstrează pe durata de viață utilă a bunurilor (OMFP 2634/2015, anexa 1, pct. 40).
Procedura de reconstituire, pas cu pas
- Sesizarea scrisă, în 24 de ore. Cine constată lipsa anunță în scris conducătorul entității în 24 de ore (pct. 29).
- Proces-verbal, în cel mult 3 zile lucrătoare. Documentul identifică actele dispărute, persoana responsabilă cu păstrarea și împrejurările constatării. Îl semnează conducătorul entității, conducătorul compartimentului financiar-contabil, persoana responsabilă cu păstrarea și, după caz, șeful ei ierarhic.
- Dispoziția scrisă de reconstituire și dosarul de reconstituire. Dosarul conține sesizarea, procesul-verbal, dovada sesizării organelor de urmărire penală sau a sancționării disciplinare, după caz, dispoziția și copiile documentelor reconstituite (pct. 31).
- Refacerea documentelor. - Documentele emise de firmă într-un singur exemplar se refac urmând aceeași procedură ca originalul, cu mențiunea în antet că sunt reconstituite (pct. 29). - Documentele primite de la terți (de exemplu, facturi de achiziție) se reconstituie de emitent, prin copie după exemplarul lui, trimisă în cel mult 10 zile lucrătoare de la cerere (pct. 32).
- Mențiunea „DUPLICAT”. Documentele reconstituite poartă obligatoriu mențiunea „DUPLICAT”, cu numărul și data dispoziției de reconstituire, și constituie bază legală pentru înregistrări (pct. 33).
- Termen. Procedura se finalizează în maximum 30 de zile de la constatare sau în 90 de zile de la încetarea forței majore (pct. 34; Legea nr. 82/1991, art. 26).
Ce nu se poate reconstitui
Pct. 33 exclude documentele de cheltuieli nenominale, precum bonurile sau biletele de călătorie nenominale, pierdute înainte de a fi înregistrate în contabilitate. Dacă un astfel de bon lipsea deja la înregistrare, cheltuiala rămâne fără document justificativ.
Dacă originalul este găsit ulterior, documentul reconstituit se anulează prin proces-verbal și se păstrează în dosarul de reconstituire (pct. 35).
Riscul dacă nu reconstitui
Legea nr. 82/1991, art. 41 pct. 2 lit. c), sancționează ca contravenție nerespectarea reglementărilor privind păstrarea și arhivarea documentelor, precum și reconstituirea celor pierdute, sustrase sau distruse. Amenda este de la 2.000 la 20.000 lei (art. 42 alin. (1) lit. c)). Răspunderea pentru păstrare rămâne a administratorului chiar dacă arhivarea e externalizată (OMFP 2634/2015, anexa 1, pct. 37).
Exemplu
La pregătirea unui control, contabilul constată că lipsesc facturile de achiziție din martie 2023. Termenul de păstrare curge de la 1 iulie 2024 și se împlinește la 1 iulie 2029, deci documentele trebuie reconstituite. Sesizarea se face în aceeași zi, procesul-verbal în trei zile lucrătoare, iar furnizorilor li se cer copiile. Copiile primite se marchează „DUPLICAT” și se îndosariază, cronologic, în dosarul lunii (pct. 42).
De reținut
- Reconstituirea este obligatorie pentru documentele aflate în termenul de păstrare (pct. 35^1).
- Termene: sesizare în 24 de ore, proces-verbal în 3 zile lucrătoare, finalizare în 30 de zile.
- Documentele de la terți le reconstituie emitentul, în 10 zile lucrătoare.
- Bonurile nenominale pierdute înainte de înregistrare nu se reconstituie.
- Amenda poate fi de la 2.000 la 20.000 lei (Legea nr. 82/1991, art. 42 alin. (1) lit. c)).