Unde se păstrează evidențele contabile: la sediu, la firma de contabilitate sau la o firmă de arhivare?
Codul de procedură fiscală art. 109 prevede trei locuri permise pentru evidențele contabile și fiscale: domiciliul fiscal, sediul social sau sediile secundare. Arhiva anilor încheiați poate fi dată și unei societăți autorizate să presteze servicii de arhivare. Pentru anul în curs, firma de contabilitate poate ține documentele doar în perioada 1-25 a lunii următoare perioadei fiscale de raportare.
Regula generală
Codul de procedură fiscală art. 109 alin. (1): evidențele contabile și fiscale se păstrează „la domiciliul fiscal al contribuabilului/plătitorului, la sediul social ori la sediile secundare ale acestuia, inclusiv pe suport electronic, sau pot fi încredințate spre păstrare unei societăți autorizate, potrivit legii, să presteze servicii de arhivare".
Normele aprobate prin OMFP 2634/2015 (anexa 1, pct. 37) permit păstrarea documentelor de către operatori autorizați în servicii arhivistice, pe bază de contract. Răspunderea pentru păstrare rămâne însă la administrator. La control, firma trebuie să prezinte documentele cerute.
Excepția pentru exercițiul în curs
Art. 109 alin. (2) restrânge regula pentru documentele anului în curs. Acestea se păstrează la domiciliul fiscal, la sediul social sau la sediile secundare. Ele pot fi ținute la sediul persoanei autorizate care le prelucrează pentru declarațiile fiscale numai „în perioada 1 - 25 a lunii următoare perioadei fiscale de raportare".
Firma de arhivare nu apare în alin. (2). Documentele anului curent nu se predau deci la arhivare.
Ce înseamnă practic
| Documente | Unde pot sta |
|---|---|
| Anul curent, în mod obișnuit | domiciliul fiscal, sediul social, sediile secundare |
| Anul curent, în zilele 1-25 ale lunii următoare perioadei raportate | și la contabil, pentru întocmirea declarațiilor |
| Exerciții încheiate | domiciliul fiscal, sediul social, sediile secundare sau o firmă autorizată de arhivare |
Exemplu. O firmă cu TVA lunar trimite contabilului, pe 3 martie, dosarul lunii februarie. Contabilul îl poate ține până pe 25 martie, termenul de depunere a declarațiilor pentru februarie. După această dată, documentele se întorc la sediul firmei. Dosarele din 2024 pot fi predate unei firme autorizate de arhivare.
Cât timp și în ce formă
- Registrele obligatorii și documentele justificative se păstrează 5 ani, socotiți de la 1 iulie a anului următor încheierii exercițiului (Legea nr. 82/1991, art. 25), inclusiv statele de salarii.
- Documentele care atestă proveniența bunurilor cu durată de viață de peste 5 ani se păstrează pe toată durata de viață utilă a bunurilor (OMFP 2634/2015, anexa 1, pct. 40).
- Păstrarea electronică este permisă. Dacă evidența e ținută într-un program informatic, trebuie păstrată și aplicația care a generat datele (Codul de procedură fiscală art. 109 alin. (4)).
- Regulile de păstrare și arhivare pentru evidențele contabile se aplică și evidențelor fiscale (art. 109 alin. (3)).
Pași practici pentru contabil
- Stabilește în contract cu clientul datele de primire și de returnare a documentelor, în acord cu fereastra 1-25.
- Ține un proces-verbal de predare-primire pentru fiecare lună.
- La închiderea anului, stabilește cu clientul dacă arhiva rămâne la sediu sau merge la o firmă autorizată de arhivare.
- Pentru arhiva electronică, verifică dacă programul vechi rămâne accesibil pe toată durata de păstrare.
De reținut
- Locurile permise sunt domiciliul fiscal, sediul social, sediile secundare și firma autorizată de arhivare (Codul de procedură fiscală art. 109 alin. (1)).
- Documentele anului curent pot sta la contabil doar între 1 și 25 ale lunii următoare perioadei raportate (art. 109 alin. (2)).
- Răspunderea pentru păstrare rămâne la administrator și atunci când arhiva este externalizată (OMFP 2634/2015, anexa 1, pct. 37).
- Termenul general de păstrare este de 5 ani de la 1 iulie a anului următor (Legea nr. 82/1991, art. 25).