Cum arhivez local facturile primite și trimise prin e-Factura?
Dacă te aștepți la un buton de „descarcă arhiva” cu toate XML-urile într-un ZIP, răspunsul onest e că nu există încă — dar asta nu înseamnă că XML-urile nu sunt păstrate.
Temeiul legal
„Data comunicării facturii electronice către destinatar se consideră data la care factura electronică este disponibilă acestuia pentru descărcare din sistemul naţional privind factura electronică RO e-Factura."
— OUG nr. 120/2021, art. 4 alin. (7)
Exemplarul relevant din punct de vedere legal e XML-ul devenit disponibil în SPV — de aceea aplicația păstrează exact acest fișier, așa cum a fost descărcat, nu doar o interpretare a lui.
Ce se păstrează, de fapt
Fiecare factură primită de la un furnizor prin SPV are XML-ul brut original păstrat integral, la nivel de bază de date, alături de o amprentă a conținutului (folosită doar ca informație, nu ca mecanism de control). După validare, XML-ul rămâne legat și de factura contabilizată propriu-zisă. Accesul se face individual, din ecranul fiecărei facturi — nu e afișat implicit pe listă, ci disponibil la cerere.
Ce nu există, verificat direct: un modul separat de arhivare sau o rută dedicată de export al mai multor XML-uri deodată (de exemplu într-o arhivă ZIP descărcabilă local, pe o perioadă aleasă). Persistența e cea din baza de date a aplicației, nu un mecanism de backup extern distinct.
Ce se greșește în practică
- Se caută o funcție de „export arhivă” pe o perioadă, presupunând că există undeva în meniu — la acest moment, nu există o astfel de funcție dedicată.
- Se crede că, fără o arhivă locală explicită descărcată manual, XML-urile s-ar putea pierde — de fapt ele rămân stocate în aplicație atât timp cât facturile există, indiferent dacă au fost sau nu descărcate separat de contabil.
- Se confundă „arhivarea” cu simpla vizualizare a XML-ului — accesul la XML individual există deja, doar funcția de export în masă lipsește.
Ce face iConta.eu
Fiecare XML — primit sau trimis prin RO e-Factura — rămâne stocat integral și accesibil oricând, factură cu factură, din ecranul respectiv. Nu există, la data acestei redactări, o funcție dedicată de arhivare/export local în masă a acestor XML-uri. Dacă ai nevoie de o copie locală organizată pentru o perioadă întreagă, singura variantă actuală e descărcarea individuală, factură cu factură.