Poate clientul refuza o factură transmisă prin RO e-Factura?
Spre deosebire de o factură trimisă pe email sau pe hârtie, unde destinatarul poate, în teorie, contesta primirea, factura transmisă prin sistemul național RO e-Factura are un regim juridic special: legea o declară acceptată automat, din momentul comunicării prin sistem, dacă ambele părți sunt înregistrate.
Temeiul legal
„În cazul în care emitentul și destinatarul facturii electronice sunt înregistrați în Registrul RO e-Factura prevăzut la art. 10, utilizarea facturii electronice este considerată acceptată la data comunicării în sistemul național privind factura electronică RO e-Factura." — OUG 120/2021, art. 11 (sursă: anaf_surse/oug_120_2021.txt)
- Condiția pentru efectul de „acceptare automată" e ca atât emitentul, cât și destinatarul să fie înregistrați în Registrul RO e-Factura (art. 10) — dacă destinatarul nu e înscris, se aplică regulile obișnuite de facturare de la art. 319 din Codul fiscal, nu acest mecanism special.
- Practic, clientul nu poate „refuza" primirea facturii în sensul clasic — comunicarea prin sistemul național produce, prin efectul legii, aceleași consecințe ca o acceptare explicită, indiferent dacă destinatarul deschide sau confirmă manual factura în sistem.
- Ce rămâne posibil pentru client, dacă nu e de acord cu conținutul facturii (sumă greșită, produse/servicii contestate), este calea comercială și contabilă obișnuită: solicitarea unei facturi de stornare/corective din partea furnizorului, nu „refuzul" propriu-zis al documentului deja comunicat prin sistem.
- Pentru relația B2B, transmiterea prin RO e-Factura era, la momentul OUG 120/2021, opțională pentru emitent (art. 10 alin. 1: „emitentul facturii electronice poate opta"), regim ulterior schimbat prin acte normative care au introdus obligativitatea pentru anumite categorii de operațiuni — dar mecanismul de acceptare automată de la art. 11 rămâne aplicabil ori de câte ori ambele părți sunt în registru.
Ce se greșește în practică
- Se crede că un client poate „respinge" o factură RO e-Factura, similar unei facturi trimise pe email — legea tratează comunicarea prin sistem ca acceptare automată, nu ca o propunere care așteaptă confirmare.
- Se confundă neplata unei facturi cu refuzul ei — factura rămâne valabil comunicată și acceptată prin sistem, chiar dacă destinatarul nu o plătește sau contestă suma printr-un alt canal.
- Se ignoră condiția dublei înregistrări (emitent și destinatar) — dacă destinatarul nu e în Registrul RO e-Factura, art. 11 nu se aplică și factura urmează regimul obișnuit de la art. 319 Cod fiscal.
- Se tratează o eroare de facturare descoperită ulterior prin ștergerea/anularea unilaterală a facturii din sistem, în loc de emiterea unei facturi de stornare/corective, singura cale acceptată contabil pentru corectarea unei facturi deja comunicate.
Ce face iConta.eu
Aplicația are un modul complet de trimitere a facturilor prin RO e-Factura (integrare cu SPV, transmitere și confirmare de primire în sistem), care se bazează pe exact acest mecanism legal — odată transmisă și comunicată prin sistem, factura este considerată acceptată. Corectarea unor erori se face, ca și în regimul legal descris mai sus, prin emiterea unei facturi de stornare/corective, nu printr-o funcție de „retragere" a facturii deja transmise.