Cum corectez adresa clientului pe o factură transmisă în e-Factura?
O factură transmisă prin RO e-Factura, odată validată de sistem, nu poate fi editată direct — nici măcar pentru o simplă greșeală de adresă. Corectarea urmează procedura generală de corectare a facturilor din Codul fiscal, gândită pentru documente deja emise și transmise beneficiarului.
Temeiul legal
„(1) Corectarea informațiilor înscrise în facturi sau în alte documente care țin loc de factură se efectuează astfel: a) în cazul în care factura nu a fost transmisă către beneficiar, aceasta se anulează și se emite o nouă factură; b) în cazul în care factura a fost transmisă beneficiarului, fie se emite o nouă factură care trebuie să cuprindă, pe de o parte, informațiile din factura inițială, numărul și data facturii corectate, valorile cu semnul minus sau, după caz, o mențiune din care să rezulte că valorile respective sunt negative, iar, pe de altă parte, informațiile și valorile corecte, fie se emite o nouă factură conținând informațiile și valorile corecte și concomitent se emite o factură cu valorile cu semnul minus sau, după caz, cu o mențiune din care să rezulte că valorile respective sunt negative, în care se înscriu numărul și data facturii corectate." — Legea nr. 227/2015 (Codul fiscal), art. 330 alin. (1) (sursă: anaf_surse/cod_fiscal_227_2015_consolidat.txt)
Aplicat la o factură deja transmisă prin RO e-Factura — situație în care se consideră, prin natura sistemului, că factura a ajuns la destinatar — se folosește varianta de la lit. b), cu două căi posibile:
- Varianta „factură de corecție unică": se emite o nouă factură care conține atât informațiile din factura inițială (număr, dată, valorile cu semnul minus, pentru a le anula), cât și informațiile și adresa corecte.
- Varianta „două facturi": se emite o factură nouă, cu adresa și toate datele corecte, și, concomitent, o factură separată cu valorile din factura inițială înscrise cu semnul minus (sau cu mențiunea că sunt negative), care face referire explicită la numărul și data facturii corectate.
- În ambele cazuri, factura originală nu se șterge și nu se modifică — ea rămâne în sistem, iar corectarea se face prin documente adiționale, transmise la rândul lor prin RO e-Factura.
- O eroare de adresă a clientului este o eroare de „informații înscrise în factură", exact categoria vizată de art. 330 — nu contează dacă suma facturii rămâne neschimbată; procedura de corectare este aceeași.
Ce se greșește în practică
- Se încearcă „editarea" facturii direct în interfața cu care a fost emisă, presupunând că o corecție de adresă (fără impact asupra sumei) nu necesită o factură nouă — odată transmisă, factura urmează procedura de corectare de la art. 330, indiferent de natura erorii.
- Se emite doar o factură cu adresa corectă, fără storno-ul facturii inițiale — lăsând în evidență două facturi valide pentru aceeași operațiune, în loc de una anulată și una corectă.
- Se presupune că e nevoie de acordul explicit al clientului pentru corectare — procedura de la art. 330 este una unilaterală a emitentului, deși comunicarea cu clientul rămâne, desigur, o practică recomandabilă.
Ce face iConta.eu
iConta.eu emite și transmite facturi prin RO e-Factura și oferă instrumentele generale de facturare, inclusiv emiterea de facturi de corecție/stornare conform mecanismului din Codul fiscal. Alegerea variantei concrete de corectare (factură unică de corecție sau pereche de facturi) rămâne, la data acestui ghid, o decizie a utilizatorului aplicației.