Cum contabilizez o încasare returnată clientului
O restituire de bani către client poate proveni din situații diferite — un avans nefinalizat prin livrare, o încasare dublă din eroare, sau o plată în plus față de factură — și fiecare are altă înregistrare contabilă corectă.
Dacă suma restituită era un avans încasat
Reglementările contabile aprobate prin OMFP 1802/2014 descriu contul 419 "Clienți-creditori" ca instrumentul care ține evidența "clienților-creditori, reprezentând avansurile încasate de la clienți". La încasarea avansului: 512 = 419. Dacă livrarea nu se mai realizează și avansul trebuie restituit, decontarea se face prin debitarea contului 419 (potrivit funcționării descrise pentru acest cont, decontarea avansurilor încasate de la clienți se înregistrează în debitul lui 419, prin corespondență cu 411): 419 = 512, la restituirea efectivă a banilor către client.
Dacă suma era o încasare eronată (dublă plată, sumă în plus)
Aici nu a existat niciodată un avans propriu-zis — clientul a plătit din greșeală mai mult decât factura sau a plătit de două ori aceeași factură. Suma în plus, până la clarificare, se poate ține temporar în contul 473 "Decontări din operații în curs de clarificare" (dacă proveniența nu e imediat identificabilă) sau direct pe soldul creditor al contului de client 411, dacă se știe clar cărei facturi/client îi aparține excedentul:
- la constatarea sumei încasate în plus: 512 = 411 (sold creditor pe client) sau 512 = 473, după caz;
- la restituirea efectivă către client: 411 = 512 sau 473 = 512.
Ce nu se face
Nu se compensează suma de restituit direct cu o factură viitoare a aceluiași client fără o operațiune contabilă explicită de compensare, documentată — chiar dacă practic clientul va cumpăra din nou, restituirea și noua vânzare rămân două operațiuni distincte în contabilitate, fiecare cu documentul ei justificativ (dispoziție de plată/extras de cont pentru restituire, factură nouă pentru vânzarea următoare).
Practic
Identifică întâi natura sumei înainte de a alege contul: dacă a fost facturată explicit ca avans (cu factură de avans emisă), folosește 419; dacă a fost doar o încasare fără factură de avans emisă (bani primiți în cont fără document), tratarea corectă trece prin 473 până la clarificare, nu direct prin 419, care e rezervat avansurilor efectiv facturate.