Cum aloci o încasare bancară la mai multe facturi?
Când un client plătește printr-o singură linie de extras o sumă care acoperă mai multe facturi deschise, apare întrebarea firească: pe care facturi se stinge suma și în ce ordine? Motorul de matching din iConta.eu rezolvă acest caz automat, dar merită înțeles exact ce face și pe ce se bazează.
Temeiul legal
Articolul 6 (1) Orice operațiune economico-financiară efectuată se consemnează în momentul efectuării ei într-un document care stă la baza înregistrărilor în contabilitate, dobândind astfel calitatea de document justificativ. (2) Documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitate angajează răspunderea persoanelor care le-au întocmit, vizat și aprobat, precum și a celor care le-au înregistrat în contabilitate, după caz.
Art. 1620 - Imputația. Atunci când mai multe obligații susceptibile de compensație sunt datorate de același debitor, regulile stabilite pentru imputația plății se aplică în mod corespunzător.
Cum decide motorul ce facturi se sting
Pentru fiecare linie de extras cu CUI identificat, motorul caută mai întâi o factură deschisă a partenerului a cărei sold diferă de suma liniei cu cel mult 0,01 lei — dacă o găsește, o închide integral. Dacă nu, caută o combinație de 2-4 facturi ale aceluiași partener a căror sumă de solduri cade exact (±0,01 lei) pe suma liniei; preferă combinațiile mai mici și facturile mai vechi. Dacă nici combinația exactă nu există, suma se alocă secvențial pe facturile deschise ale partenerului, în ordinea vechimii (FIFO) — cele mai vechi facturi se sting primele, iar ultima factură atinsă poate rămâne parțial acoperită.
Un client are trei facturi deschise, emise pe rând, cu solduri de 500, 800 și 300 lei. Vine o încasare de 1.300 lei. Motorul nu găsește potrivire exactă pe o singură factură, dar găsește combinația 500 + 800 = 1.300 lei — stinge exact aceste două facturi, iar cea de 300 lei rămâne deschisă.
Important de precizat onest: ordinea FIFO (facturile cele mai vechi întâi) este o decizie de logică a aplicației, consecventă cu principiul general de imputație a plății din Codul civil (art. 1620 trimite la "regulile imputației plății"), dar textul efectiv al acestor reguli nu a putut fi confirmat verbatim în sursele legale verificate. Nu există, deci, o normă explicită care să impună exact ordinea FIFO — e o practică rezonabilă de produs.
Ce se greșește în practică
- Se așteaptă ca sistemul să găsească orice combinație de facturi care însumează suma plătită, indiferent de câte facturi sunt implicate — motorul caută combinații exacte doar pentru 2-4 facturi.
- Se presupune că, la volume mari de facturi deschise (peste 12), motorul le ia pe toate în calcul la căutarea combinației exacte — de fapt căutarea se limitează la primele 12 facturi FIFO, ca protecție împotriva unui calcul exploziv.
- Se confundă alocarea automată FIFO cu o regulă legală obligatorie — e o alegere de produs, nu o normă din Codul civil sau din Legea contabilității.
- Se ignoră faptul că o factură alocată parțial la o linie de extras nu mai e disponibilă în același cuantum la linia următoare din același extras.
Ce face iConta.eu
Motorul de matching (core/reconciliere.py) parcurge, pentru fiecare linie de extras cu CUI identificat, în ordine: potrivire exactă pe o singură factură (toleranță 0,01 lei), apoi potrivire exactă pe o combinație de 2-4 facturi (MAX_COMBO = 4, căutare limitată la primele 12 facturi FIFO ale partenerului), apoi alocare parțială FIFO pe soldurile rămase. Facturile eligibile sunt filtrate strict pe CUI-ul normalizat al partenerului și pe direcția corespunzătoare tipului liniei (încasare → facturi emise; plată → facturi primite) și sortate FIFO după data emiterii.
Rezultatul unei potriviri exacte (una sau combo) primește status verde; alocarea parțială FIFO primește status galben și necesită confirmare manuală înainte de contare. La contare (conteaza), utilizatorul poate suprascrie alocările sugerate de motor prin parametrul alocari, dacă vrea o altă repartizare decât cea propusă automat.