Control încrucișat D390 vs decontul de TVA: cum prinzi diferențele înainte de ANAF
Declarația recapitulativă (390 VIES) și decontul de TVA pleacă din aceleași operațiuni intracomunitare, dar se completează separat — una pe coduri de partener, celălalt pe rânduri agregate. Când cele două nu se potrivesc, sau când ce ai declarat la VIES nu se regăsește în evidența contabilă, diferența nu rămâne a ta: partenerul din alt stat membru raportează operațiunea pe latura lui, iar sistemul VIES o confruntă automat. Așa ajunge la firmă o notificare de neconcordanță intracomunitară — uneori fără o greșeală reală, doar un decalaj de exigibilitate sau o factură contabilizată târziu. Dar trebuie explicată, cu documente, la termen.
Ce se întâmplă azi, fără un control automat
Reconcilierea o faci la mână, în fiecare lună. Aduni bazele intracomunitare din jurnale, le confrunți factură cu factură, verifici codurile de TVA în VIES și te asiguri că totalurile din recapitulativă corespund rândurilor din decont. Pentru un portofoliu mic e o oră-două; la volume mari, sau când apare o diferență de urmărit, e o după-amiază pierdută printre facturi. Iar munca nu se termină la depunere: fiecare factură întârziată sau corecție te obligă să refaci reconcilierea, ca cifrele să rămână coerente între cele două declarații.
Temeiul legal
Art. 325 din Codul fiscal (Legea 227/2015) — Declarația recapitulativă. Orice persoană impozabilă înregistrată în scopuri de TVA (conform art. 316 sau art. 317) întocmește și depune o declarație recapitulativă care menționează, între altele, livrările intracomunitare de bunuri scutite de taxă (lit. a) și achizițiile intracomunitare taxabile (lit. d). Declarația se depune lunar, pentru fiecare lună calendaristică în care ia naștere exigibilitatea taxei. Articolul stabilește obligația și conținutul declarației; termenul de depunere nu mai e fixat în lege, ci prin ordin al președintelui ANAF (art. 325 alin. (2), după modificarea adusă prin OUG 70/2024, aplicabilă începând cu declarația lunii iulie 2024).
Formularul (390 VIES) — modelul și conținutul sunt aprobate prin OPANAF 705/2020.
Termenul e stabilit prin OPANAF 6073/2024 (Monitorul Oficial nr. 771 din 7 august 2024): până la data de 25 inclusiv a lunii următoare celei în care ia naștere exigibilitatea taxei (dacă data de 25 e zi nelucrătoare, până în prima zi lucrătoare următoare).
Livrarea intracomunitară e scutită cu drept de deducere numai dacă sunt îndeplinite condițiile de la art. 294 alin. (2) lit. a) și d) — între care codul valid de TVA al cumpărătorului în alt stat membru. De aici decurge logica reconcilierii: o operațiune declarată la VIES trebuie să aibă acoperire în evidența contabilă, iar cifrele din recapitulativă trebuie să corespundă rândurilor de operațiuni intracomunitare din decontul de TVA.
Procedura manuală
- Extragi din evidența lunii bazele operațiunilor intracomunitare cu bunuri — livrări și achiziții — din jurnale și din facturile cu partener dintr-un alt stat membru.
- Verifici pentru fiecare partener codul de TVA în VIES, valid la data operațiunii; fără el, tratamentul de scutire nu se susține.
- Însumezi pe fiecare tip de operațiune și confrunți totalurile cu ce ai completat efectiv în D390 (livrări, achiziții, triunghiulare, servicii).
- Confrunți recapitulativa cu decontul de TVA: rândurile de livrări intracomunitare și de achiziții intracomunitare trebuie să corespundă.
- Iei în calcul decalajele de exigibilitate (art. 284): o factură cu data în altă lună decât înregistrarea contabilă poate cădea legitim într-o altă recapitulativă — o diferență de cifre nu e automat o eroare.
- Reiei reconcilierea la fiecare corecție sau factură întârziată și păstrezi dovada, ca s-o poți prezenta la o eventuală solicitare.
Un exemplu
SC Exemplu SRL, plătitoare de TVA cu regim lunar, luna mai 2026:
- Livrări intracomunitare — în D390: 120.000 lei; în evidența contabilă validată: 120.000 lei. Coincid.
- Achiziții intracomunitare — în D390: 80.000 lei; în evidența validată: 95.000 lei. Evidența are cu 15.000 lei mai mult decât recapitulativa.
Diferența de la achiziții nu înseamnă neapărat o greșeală: o factură de achiziție intracomunitară înregistrată în mai, dar cu exigibilitate în luna următoare, poate intra legitim în recapitulativa lunii iunie. E o diferență de urmărit, nu de corectat în grabă. Semnalul serios ar fi invers: o livrare apărută în D390 pe care nicio factură validată n-o susține — pentru că partenerul o raportează la VIES, iar tu rămâi fără acoperire în evidență.
Manual față de iConta.eu
| Fără iConta.eu | Cu iConta.eu |
|---|---|
| Extragi și însumezi bazele intracomunitare din jurnale, la mână, pe livrări și achiziții | Bazele intracomunitare cu bunuri se calculează automat din facturile lunii |
| Confrunți recapitulativa cu evidența și cu decontul, rând cu rând | Control încrucișat automat: D390 față de evidența validată și de decontul efectiv depus |
| Când apare o diferență, o cauți prin facturi ca s-o poți explica | Semafor cu temei — roșu, gri sau verde — fiecare stare cu motivul ei și cu factura vizată |
| Refaci reconcilierea la fiecare corecție | Se reia la fiecare notă validată, fără muncă în plus |
Ce face iConta.eu
iConta.eu calculează bazele intracomunitare cu bunuri din facturile lunii și le confruntă automat cu evidența contabilă validată și cu rândurile de operațiuni intracomunitare din decontul de TVA efectiv depus. Rezultatul e un semafor, fiecare stare cu temeiul ei:
O diferență de cifre nu se trece pe roșu — decalajele de exigibilitate, regularizările și rotunjirile sunt legitime; doar operațiunile declarate la VIES fără acoperire în evidență ridică roșu. Când apare un roșu, iConta.eu îți arată cauza și îți propune remediul, dar corecția — în contabilitate sau în recapitulativă — rămâne decizia ta: instrumentul semnalează, contabilul confirmă.
Recapitulativa o generezi și o validezi pe validatorul oficial ANAF (DUK), iar depunerea o faci tu din SPV, cu XML-ul deja verificat de iConta.eu.
Deschide-ți cont pe iConta.eu și pune reconcilierea D390 cu decontul pe un control care se reface singur.