Cum se declară bonurile de combustibil în D394?
Bonul fiscal de la stație nu e, prin el însuși, o factură — dar Anexa 2 a formularului 394 îl tratează ca atare într-o situație precisă, iar acea situație e chiar cea a cheltuielilor curente cu carburantul.
Temeiul legal
„1.5. valoarea totală a bazei impozabile aferentă achiziţiilor de bunuri şi servicii pentru care s-au primit bonuri fiscale care îndeplinesc condiţiile unei facturi simplificate şi care au înscris codul de înregistrare în scopuri de TVA al beneficiarului, defalcată pe cote de TVA (24%, 21%, 20%, 19%, 11%, 9%, 5%)." — OPANAF 2194/2025, Anexa 2, instrucțiuni de completare pct.I.1.5 (sursă: anaf_surse/opanaf_2194_2025_d394.txt:1022-1024)
Condiția care decide dacă un bon de combustibil intră sau nu în D394 e explicită în text:
- Bonul trebuie să îndeplinească condițiile unei facturi simplificate (de regulă, o valoare sub plafonul legal pentru facturare simplificată).
- Bonul trebuie să aibă înscris codul de înregistrare în scopuri de TVA al firmei cumpărătoare — fără CUI-ul firmei pe bon, documentul nu e o factură simplificată din perspectiva TVA și nu intră în această categorie de raportare.
- Suma se defalcă pe cotă de TVA, exact ca orice altă achiziție taxabilă.
Practic: bonul de combustibil de la pompă, cerut cu CUI-ul firmei la momentul plății, e echivalat unei facturi simplificate și tratat ca achiziție care se declară în D394. Bonul fără CUI-ul cumpărătorului nu intră în această categorie a formularului.
Ce se greșește în practică
- Se presupune că bonurile fiscale sunt automat excluse din D394 pentru că „nu sunt facturi" — legea le echivalează explicit unei facturi simplificate, cu condiția să aibă CUI-ul cumpărătorului înscris pe ele.
- Se cere bonul de combustibil fără CUI la pompă, din grabă, și apoi se încearcă declararea lui ca și cum ar fi avut CUI — documentul fără codul de înregistrare al beneficiarului nu îndeplinește condiția din Anexa 2.
- Se amestecă bonurile de combustibil cu bonurile fiscale obișnuite (fără TVA defalcat pe cote sau fără să îndeplinească structura unei facturi simplificate), care nu au același regim.
Ce face iConta.eu
D394 se generează în iConta.eu din aceleași tabele de facturi (facturi + factura_linii) folosite pentru restul aplicației, cu o a doua cale de calcul independentă (core/d394_reconciliere.py) care recalculează totalurile pe cotă direct din liniile brute și oprește generarea dacă rezultatul diferă de cel al generatorului principal.
Această a doua cale de calcul are o limită declarată explicit în codul sursă: nu acoperă operațiunile manuale — bonurile fiscale și borderourile, care nu au un ecran/tabelă dedicată de introducere, ci pot fi transmise doar prin câmpul „manual" al cererii de generare (rânduri TVA introduse de contabil), fără o interfață proprie în aplicație. Practic, un bon de combustibil cu CUI-ul firmei poate ajunge în D394 fie introdus ca o achiziție obișnuită, prin fluxul normal de facturi — caz acoperit de garda de reconciliere independentă —, fie ca rând manual transmis prin acel câmp „manual" — caz pe care garda de reconciliere NU îl verifică. Rămâne responsabilitatea contabilului să se asigure că bonul respectă condiția CUI-ului înscris înainte de a-l introduce în sistem, indiferent de calea aleasă.