Depozitare externă a stocului online: cum se înregistrează
Un magazin online care își trimite marfa spre depozitare la un operator extern (fulfillment, cross-docking sau simplă custodie) nu vinde și nu pierde proprietatea asupra acelor bunuri — planul de conturi românesc are o grupă dedicată exact acestei situații, distinctă de stocurile aflate fizic în gestiunea proprie a firmei.
Temeiul legal
„GRUPA 35 «STOCURI AFLATE LA TERȚI» Din grupa 35 «Stocuri aflate la terți» fac parte: Contul 351 «Materii și materiale aflate la terți» [...] Conținutul și funcțiunea conturilor 356 «Active biologice de natura stocurilor aflate la terți», 357 «Mărfuri aflate la terți» și 358 «Ambalaje aflate la terți» sunt similare cu cele ale conturilor prezentate în această grupă." — OMFP nr. 1802/2014 pentru aprobarea reglementărilor contabile, Planul de conturi general, Grupa 35 (sursă: anaf_surse/omfp_1802_2014_reglementari_consolidat.txt)
Ce înseamnă practic pentru un magazin online cu depozitare externă:
- Mărfurile trimise la un depozit terț (operator de fulfillment, platformă de tip marketplace cu logistică proprie etc.) rămân în patrimoniul firmei cât timp proprietatea nu a fost transferată — se scot din gestiunea contului curent de marfă (371) și se mută în contul 357 „Mărfuri aflate la terți”, similar funcțional cu contul 351 pentru materii prime.
- Soldul contului 357 reflectă valoarea mărfurilor aflate fizic la terț, dar contabil încă în proprietatea firmei — la vânzarea efectivă către clientul final, marfa iese din acest cont, nu direct din contul de marfă din gestiune proprie.
- Distincția e importantă pentru inventariere: la inventarul anual, stocurile aflate la terți trebuie confirmate separat (de regulă printr-un proces-verbal de confirmare a soldului cu operatorul de depozitare), nu doar numărate fizic în gestiunea proprie.
Ce se greșește în practică
- Se lasă marfa trimisă la depozitare externă în contul curent de marfă (371), fără transfer în contul 357, ceea ce denaturează atât gestiunea internă, cât și verificarea la inventar.
- Se tratează transferul mărfii către depozitul terț ca o ieșire din gestiune (similar unei vânzări), deși proprietatea rămâne a firmei — nu se generează factură sau descărcare de gestiune la simpla mutare fizică a stocului.
- Se omite confirmarea periodică a soldului de marfă aflat la terț, riscând discrepanțe nedetectate între evidența contabilă și stocul fizic real de la operatorul de fulfillment.
Ce face iConta.eu
La data acestui ghid, iConta.eu ține evidența stocurilor pe gestiuni configurate de utilizator, dar nu are o gestiune predefinită de tip „stocuri aflate la terți” (cont 357) separată automat de gestiunea proprie — mutarea mărfii către un depozit extern și urmărirea ei distinctă în contabilitate rămân o configurare pe care utilizatorul o face manual, folosind gestiunile disponibile în aplicație.