Ce documente trebuie anexate la decontul de cheltuieli?
La decontul unui avans spre decontare se anexează câte un document justificativ pentru fiecare sumă cheltuită, pe lângă formularul care stabilește diferența de primit sau de restituit. Care formular se folosește depinde de tipul cheltuielii. Ce valoare au documentele anexate depinde de ce vrei să faci cu ele: să înregistrezi cheltuiala, să deduci TVA sau să dovedești intrarea bunurilor în gestiune.
Formularul-suport
OMFP 2634/2015, anexa 2, prevede:
- Ordinul de deplasare (delegație), cod 14-5-4, pentru deplasările în țară. El servește ca „document pentru decontarea cheltuielilor efectuate” și ca „document pentru stabilirea diferențelor de primit sau de restituit”. Se întocmește și „pentru justificarea avansurilor acordate în vederea procurării de valori materiale cu plata în numerar”.
- Decontul de cheltuieli (pentru deplasări externe), cod 14-5-5, și decontul de cheltuieli valutare, cod 14-5-5/a, pentru deplasările în străinătate. Le întocmește persoana care a efectuat deplasarea, pentru toată durata ei.
Diferența în favoarea salariatului se plătește pe bază de dispoziție de plată către casierie (cod 14-4-4). Diferența de restituit se încasează pe bază de dispoziție de încasare sau, pentru valută, pe chitanță pentru operațiuni în valută (cod 14-4-1/a).
Ce anexezi, pe tipuri de cheltuieli
- Achiziții de la firme: factura furnizorului. Codul fiscal art. 299 alin. (1) lit. a) condiționează deducerea TVA de deținerea unei facturi emise conform art. 319. Pentru sume de până la 100 euro, inclusiv TVA, furnizorul poate emite factură simplificată (art. 319 alin. (12) lit. a)).
- Achiziții de la persoane fizice: borderoul de achiziție (cod 14-4-13). Anexa 2 îl definește și ca „document pentru justificarea sumelor primite ca avans spre decontare pentru achiziții”. Pentru producătorii agricoli persoane fizice, borderoul nu mai poate fi folosit.
- Bunuri de natura stocurilor: dovada intrării în gestiune, adică NIR sau recepția pe documentul de livrare. Anexa 1, pct. 6, arată că achizițiile de la persoane fizice pe bază de borderou se înregistrează numai dacă se face dovada intrării bunurilor în gestiune.
- Transport, cazare, taxe: biletele, factura de cazare, bonurile de taxare. Pentru cazare și transport ceri factură pe firmă, dacă vrei să deduci TVA.
Fiecare document anexat trebuie să aibă elementele minime de la anexa 1, pct. 2: denumire, emitent, număr și dată, conținutul operațiunii, valori.
Atenție la bonurile nenominale
OMFP 2634/2015, anexa 1, pct. 33: „Nu se pot reconstitui documentele de cheltuieli nenominale (bonuri, bilete de călătorie nenominale etc.) pierdute, sustrase sau distruse înainte de a fi înregistrate în contabilitate.” Un bon pierdut înainte de decont nu mai poate justifica suma, iar cheltuiala rămâne fără document justificativ.
Exemplu
Un salariat primește un avans de 1.500 lei pentru o deplasare de două zile. La întoarcere depune ordinul de deplasare completat, la care anexează:
- factura de cazare pe firmă: 700 lei;
- bonurile de combustibil: 450 lei;
- factura simplificată de parcare: 50 lei.
Total justificat: 1.200 lei, plus diurna calculată pe ordin. Diferența se regularizează prin casierie, pe baza dispoziției de încasare sau de plată.
De reținut
- Pentru deplasări în țară și achiziții cu numerar formularul este ordinul de deplasare (14-5-4). Pentru străinătate, decontul de cheltuieli (14-5-5).
- Fiecare cheltuială are propriul document justificativ, cu elementele de la anexa 1, pct. 2.
- Pentru TVA ai nevoie de factură, eventual simplificată până la 100 euro (Codul fiscal art. 299 și 319).
- Pentru stocuri anexezi și dovada intrării în gestiune.
- Bonurile nenominale pierdute înainte de înregistrare nu se pot reconstitui.