Am plătit cheltuieli personale din contul firmei: corecție
Se întâmplă frecvent, mai ales la firmele mici cu asociat unic: o cumpărătură personală e plătită din greșeală cu cardul firmei, sau administratorul retrage numerar din casierie pentru o cheltuială care n-are legătură cu activitatea economică. Din punct de vedere contabil și fiscal, suma nu poate rămâne înregistrată ca o cheltuială a firmei.
Temeiul legal
„Pentru determinarea rezultatului fiscal sunt considerate cheltuieli deductibile cheltuielile efectuate în scopul desfășurării activității economice, inclusiv cele reglementate prin acte normative în vigoare, precum și taxele de înscriere, cotizațiile și contribuțiile datorate către camerele de comerț și industrie, organizațiile patronale și organizațiile sindicale." — Cod fiscal (Legea 227/2015), art. 25 alin. (1) (sursă: anaf_surse/cod_fiscal_227_2015_consolidat.txt)
Rezultă de aici un principiu simplu, dar cu consecințe contabile clare:
- O cheltuială personală a asociatului/administratorului, plătită din contul sau casieria firmei, nu îndeplinește condiția „efectuată în scopul desfășurării activității economice" — deci nu este cheltuială deductibilă fiscal, indiferent cât de mică este suma.
- Corect, suma nu se lasă pe un cont de cheltuială (clasa 6), ci se reclasifică drept o creanță a firmei asupra persoanei care a beneficiat de ea — de regulă prin conturile de decontări cu asociații (455 „Sume datorate acționarilor/asociaților", analitic 4551 „conturi curente") sau prin contul 461 „Debitori diverși", dacă e vorba de o altă persoană decât asociatul.
- Firma poate ulterior recupera suma prin restituire efectivă de la asociat, prin compensare cu un dividend datorat, sau prin asumarea ei ca avantaj în natură impozabil pentru persoana respectivă (caz în care devine venit impozabil la acea persoană, nu cheltuială deductibilă la firmă).
- Simpla „ștergere" a sumei din evidență, fără niciuna dintre aceste corecții, lasă cheltuiala nedeductibilă înregistrată eronat, expusă la reîncadrare într-un control fiscal.
Ce se greșește în practică
- Se lasă suma înregistrată direct pe un cont de cheltuială (de exemplu 628 „Alte cheltuieli cu serviciile executate de terți"), fără a o reclasifica drept creanță față de asociat.
- Se dedu fiscal astfel de cheltuieli, mizând pe faptul că suma e mică și „nu se observă" la control — riscul e reîncadrarea integrală ca venit impozabil nedeclarat, cu penalități.
- Se compensează informal, „pe hârtie", cheltuiala personală cu un avans de numerar viitor al asociatului, fără o înregistrare contabilă corespunzătoare care să reflecte creanța.
- Nu se stabilește dobândă sau nu se documentează termenul de restituire pentru sumele mari trecute pe contul curent al asociatului (4551), deși practica fiscală poate cere justificarea caracterului comercial normal al unei asemenea „împrumut" implicit.
Ce face iConta.eu
iConta.eu are un motor dedicat pentru decontările cu asociații, care generează automat notele contabile pentru împrumuturile primite de la asociat prin contul 4551 (primire și restituire, inclusiv dobânda aferentă și impozitul reținut) și pentru dividende. La data acestui ghid însă, aplicația nu are o funcție separată pentru cazul invers — sume scoase de asociat din contul firmei pentru cheltuieli personale, care ar trebui recunoscute ca o creanță a firmei asupra acestuia. Corectarea unei asemenea situații se face, în prezent, prin înregistrare manuală, reclasificând suma din contul de cheltuială către un cont de decontări cu asociatul.