Ce documente trebuie păstrate pentru justificarea SAF-T?
D406 (SAF-T) e o declarație informativă structurată, care preia date deja existente în contabilitatea firmei — facturi, extrase bancare, note contabile, mișcări de stoc. Ea nu introduce o obligație separată de a păstra alte documente decât cele pe care Legea contabilității le cere deja ca document justificativ pentru fiecare operațiune raportată.
Temeiul legal
„Orice operațiune economico-financiară efectuată se consemnează în momentul efectuării ei într-un document care stă la baza înregistrărilor în contabilitate, dobândind astfel calitatea de document justificativ." — Legea 82/1991 (Legea contabilității), art. 6 alin. (1) (sursă: anaf_surse/legea_82_1991_consolidat.txt)
Ce rezultă pentru firmele obligate să depună D406:
- Documentele care „justifică" SAF-T sunt aceleași documente justificative obligatorii pentru orice înregistrare contabilă (facturi de vânzare/achiziție, documente de plată/încasare, note contabile, documente de recepție/livrare a bunurilor) — SAF-T le extrage și le structurează în format XML, potrivit cerințelor tehnice stabilite prin OPANAF 1783/2021 și, ulterior, OPANAF 407/2025.
- Termenul de păstrare al registrelor de contabilitate și al documentelor justificative este de 5 ani, calculați de la data de 1 iulie a anului următor celui al încheierii exercițiului financiar în care au fost întocmite (Legea 82/1991, art. 25) — SAF-T nu prelungește și nu scurtează acest termen.
- Consecința practică: dacă un document justificativ real nu există sau nu poate fi prezentat, corectitudinea SAF-T nu poate fi susținută la o eventuală verificare, indiferent cât de corect a fost generat fișierul XML din datele contabile.
Ce se greșește în practică
- Se tratează SAF-T ca pe o obligație separată, care ar cere un set nou de documente, distinct de arhiva contabilă obișnuită.
- Se generează declarația D406 pe baza unor date introduse manual, fără corespondență cu documentele justificative reale din arhiva firmei.
- Se scurtează perioada de păstrare a documentelor sub termenul legal de 5 ani, considerând că odată depusă declarația SAF-T, documentele-sursă nu mai sunt necesare.
Ce face iConta.eu
iConta.eu generează declarația D406/SAF-T pe baza datelor deja înregistrate în contabilitate (facturi, extrase bancare, mijloace fixe, stocuri), fără să introducă o categorie separată de documente. Păstrarea efectivă a documentelor justificative-sursă, în original sau conform regulilor de arhivare aplicabile, rămâne responsabilitatea firmei.