Cum se împart dividendele între asociați: documente
Dividendul nu se împarte „pe din două" între asociați sau după o înțelegere informală, ci după o regulă legală precisă: proporțional cu cota fiecăruia din capitalul social vărsat. Documentul de bază e hotărârea adunării generale de aprobare a situațiilor financiare anuale (sau, pentru dividendul interimar, situațiile financiare interimare), pe baza căreia se calculează suma cuvenită fiecărui asociat și se generează nota contabilă.
Temeiul legal
„Cota-parte din profit ce se plătește fiecărui asociat constituie dividend. [...] Dividendele se distribuie asociaților proporțional cu cota de participare la capitalul social vărsat, opțional trimestrial pe baza situațiilor financiare interimare și anual, după regularizarea efectuată prin situațiile financiare anuale [...]" — Legea 31/1990, art. 67 alin. (1) și (2) (sursă: anaf_surse/legea_31_1990_societatile.txt)
- Criteriul de împărțire e cota de participare la capitalul social vărsat, nu numărul de asociați și nu o cotă negociată separat de actul constitutiv.
- Distribuirea se poate face trimestrial, pe bază de situații financiare interimare, cu regularizare obligatorie prin situațiile financiare anuale.
- Documentele care stau la baza sumei de repartizat sunt: situațiile financiare (anuale sau interimare) aprobate, hotărârea adunării generale/asociaților de aprobare a repartizării profitului și, dacă e cazul, actul constitutiv (dacă acesta prevede o altă cheie de repartizare decât cea legală implicită).
Ce se greșește în practică
- Se împarte dividendul brut în părți egale între asociați, ignorând cotele reale de participare la capitalul social vărsat.
- Se distribuie dividend interimar fără documentul obligatoriu — situațiile financiare interimare — și fără a face ulterior regularizarea prin situațiile financiare anuale.
- Se calculează suma netă către fiecare asociat fără a reține impozitul pe dividende, sau se aplică o cotă de impozit greșită (cota se schimbă de la un an la altul).
Ce face iConta.eu
Din ecranul Operațiuni speciale > Finanțare, intrarea „Decontări asociați (455/457)", iConta.eu generează nota contabilă a dividendului: pentru dividendul anual, 1171=457 (brut) și 457=446 (impozit reținut), iar pentru dividendul interimar, 463=456 și 456=446, cu opțiunea de a înregistra și plata netă către asociat pe contul 5121. Cota de impozit e citită automat, în funcție de data operațiunii, din registrul intern de cote istorice al aplicației, nu e hardcodată.
De precizat onest: motorul contabil primește ca intrare o singură sumă („brut") pentru operațiunea de dividend — el nu calculează el însuși partea fiecărui asociat pornind de la cotele de participare. Împărțirea sumei totale aprobate pe fiecare asociat, conform art. 67 alin. (2), rămâne în sarcina contabilului, care introduce separat nota corespunzătoare fiecărei sume individuale.