Cum dovedesc utilizarea exclusiv profesională a autoturismului la PFA?
Dovada se face cu documentele justificative ale cheltuielilor și cu foaia de parcurs, întocmită pentru fiecare deplasare. Normele Codului fiscal cer explicit acest document pentru deducerea integrală. Fără el, PFA-ul în sistem real deduce doar 50% din cheltuielile cu autoturismul.
Regula din Codul fiscal
Codul fiscal art. 68 alin. (7) lit. k) include printre cheltuielile nedeductibile „50% din cheltuielile aferente vehiculelor rutiere motorizate care nu sunt utilizate exclusiv în scopul desfășurării activității”. Limitarea privește vehiculele cu masa totală maximă autorizată de cel mult 3.500 kg și cel mult 9 scaune de pasageri, inclusiv scaunul șoferului. Aceeași literă prevede că limitarea nu include amortizarea.
Art. 68 alin. (5) lit. j) mai prevede că cheltuielile de funcționare, întreținere și reparații sunt deductibile „la cel mult un singur autoturism aferent fiecărei persoane”.
Ce cer normele: foaia de parcurs
HG 1/2016, normele la art. 68 din Codul fiscal, pct. 7 alin. (7), prevede: „În vederea acordării deductibilității integrale la calculul venitului net anual, justificarea utilizării vehiculelor se efectuează pe baza documentelor justificative și prin întocmirea foii de parcurs care trebuie să cuprindă cel puțin următoarele informații: categoria de vehicul utilizat, scopul și locul deplasării, kilometrii parcurși, norma proprie de consum carburant pe kilometru parcurs.”
Foaia de parcurs trebuie să conțină deci cel puțin:
- categoria de vehicul utilizat;
- scopul și locul deplasării, de exemplu întâlnire cu clientul X la sediul lui din Cluj;
- kilometrii parcurși;
- norma proprie de consum de carburant pe kilometru.
Pentru sensul noțiunii de „utilizare exclusivă”, același punct trimite la pct. 68 din normele TVA. Acesta enumeră exemple de utilizare în scopul activității: deplasări la clienți și furnizori, la bancă, la autoritățile fiscale sau la punctele de lucru. Pct. 68 alin. (4) arată că vehiculul folosit și pentru uz personal, chiar ocazional, nu mai este utilizat exclusiv în scopul activității.
Dacă PFA-ul este plătitor de TVA
Pentru deducerea integrală a TVA, pct. 68 alin. (2) din normele la art. 298 din Codul fiscal cere aceeași foaie de parcurs, cu aceleași informații minime. Precizează și că persoana impozabilă trebuie să demonstreze că sunt îndeplinite condițiile deducerii. Cine aplică deducerea limitată la 50% nu trebuie să facă această dovadă (pct. 68 alin. (4)).
Exemplu
Un consultant PFA în sistem real are într-un an cheltuieli cu autoturismul de 12.000 lei: carburant, revizii și asigurare. Amortizarea anuală este de 8.000 lei.
- Cu foi de parcurs complete pentru toate deplasările, fără uz personal: deduce 12.000 lei cheltuieli și 8.000 lei amortizare.
- Fără foi de parcurs: deduce 6.000 lei din cheltuieli (50%) și amortizarea integrală de 8.000 lei, pentru că limitarea nu include amortizarea.
Pași practici
- Stabiliți norma proprie de consum a autoturismului și păstrați documentul intern care o fixează.
- Completați foaia de parcurs pentru fiecare deplasare, nu retroactiv la final de an.
- Corelați deplasările cu dovezi ale activității: contracte, facturi emise, corespondență cu clienții.
- Verificați coerența dintre kilometrii din foi, consumul normat și bonurile de carburant.
- Dacă mașina e folosită și personal, aplicați limitarea de 50% și nu declarați utilizare exclusivă.
De reținut
- Deducerea integrală cere documente justificative și foaie de parcurs cu cele patru informații minime (HG 1/2016, pct. 7 alin. (7)).
- Fără dovada utilizării exclusive, 50% din cheltuielile cu autoturismul sunt nedeductibile (Codul fiscal art. 68 alin. (7) lit. k)). Amortizarea nu intră în limitare.
- Regula privește un singur autoturism pe persoană (art. 68 alin. (5) lit. j)).
- Pentru TVA, foaia de parcurs e cerută tot pentru deducerea integrală (pct. 68 alin. (2) din normele la art. 298).