Ce verifici la o factură primită înainte de a o înregistra
O factură incompletă nu e o problemă a furnizorului, ci a ta. Dreptul de deducere se exercită pe baza unui document care îndeplinește condițiile legale — iar la control, elementele lipsă se constată pe factura din contabilitatea ta, nu din a lui.
Elementele obligatorii
Factura trebuie să cuprindă, potrivit art. 319 alin. (20) din Codul fiscal:
- numărul de ordine, în baza uneia sau mai multor serii, care identifică factura în mod unic
- data emiterii
- data la care au fost livrate bunurile sau prestate serviciile, ori data încasării unui avans, dacă e diferită de data emiterii
- denumirea, adresa și codul de înregistrare în scopuri de TVA ale furnizorului
- denumirea, adresa și codul de înregistrare în scopuri de TVA ale beneficiarului
- denumirea și cantitatea bunurilor livrate, denumirea serviciilor prestate
- baza de impozitare, pe cote sau scutiri, prețul unitar exclusiv taxa, precum și rabaturile și reducerile, dacă nu sunt incluse în prețul unitar
- cota de TVA aplicată
- suma taxei colectate, exprimată în lei
- mențiunile speciale, acolo unde e cazul
Adresa: elementul care se pierde cel mai des
Adresa completă a beneficiarului e element obligatoriu. Nu „București", nu adresa trunchiată de un câmp prea scurt din programul de facturare — adresa așa cum e ea.
E genul de neconformitate care trece neobservată luni întregi, fiindcă factura arată bine și suma e corectă. Se vede abia la un control, unde documentul e comparat cu cerința legală, nu cu așteptarea vizuală.
Verificarea merită făcută la primire, nu la închiderea anului.
Mențiunile speciale
Absența lor schimbă tratamentul fiscal al operațiunii:
„Taxare inversă" — pentru operațiunile în care beneficiarul e obligat la plata taxei.
„TVA la încasare" — obligatorie pe facturile emise de furnizorii care aplică sistemul. Prezența ei înseamnă că deducerea ta se amână până la plata facturii. Absența ei, la un furnizor care aplică sistemul, nu te scutește de regulă — dar îți îngreunează aplicarea corectă.
„Autofactură" — în cazurile prevăzute de lege.
„Regimul marjei" — pentru bunuri second-hand, obiecte de artă, antichități.
Mențiunea privind scutirea — cu trimitere la prevederea aplicabilă, atunci când operațiunea e scutită.
Legea nr. 227/2015 — Codul fiscal, art. 319 — facturarea. Alineatul (20) enumeră elementele obligatorii ale facturii; alineatul (16) stabilește data-limită de emitere.
Art. 299 — condițiile de exercitare a dreptului de deducere: persoana impozabilă trebuie să dețină o factură emisă în conformitate cu prevederile art. 319.
OUG nr. 120/2021 — pentru operațiunile între persoane impozabile stabilite în România, sunt considerate facturi numai cele care îndeplinesc condițiile din această ordonanță.
Verificarea codului de TVA al furnizorului
Un cod anulat schimbă totul: furnizorul cu cod anulat nu are drept de colectare, iar TVA-ul înscris pe factură nu e deductibil la beneficiar.
Verificarea se face în registrele publice ale ANAF, la data operațiunii — nu la data la care ajunge factura la contabilitate. Un cod valabil azi poate fi anulat retroactiv de la o dată anterioară.
Pentru partenerii recurenți merită o verificare periodică, nu una la fiecare factură.
Data livrării, nu doar data emiterii
Data la care au fost livrate bunurile sau prestate serviciile e element distinct de data emiterii, și e obligatorie când diferă.
Contează pentru exigibilitate și pentru apartenența la perioadă. O factură emisă în ianuarie pentru o livrare din decembrie aparține, ca exigibilitate, altei perioade decât cea a emiterii — iar fără data livrării înscrisă, informația se pierde.
Bonul fiscal sub 100 de euro
Legislația permite deducerea TVA pe baza bonului fiscal dacă valoarea bonului, inclusiv TVA, e sub 100 de euro și bonul are tipărit codul de înregistrare în scopuri de TVA al beneficiarului.
Peste această valoare e nevoie de factură. Iar factura se emite obligatoriu, indiferent de valoare, dacă e solicitată de client.
Ordinea verificării, în practică
La primirea unei facturi: codul de TVA al furnizorului, valid la data operațiunii. Elementele obligatorii, cu atenție la adrese și la data livrării. Mențiunile speciale, care schimbă tratamentul. Existența ei în SPV, pentru operațiunile care intră sub incidența e-Factura.
Patru verificări care iau un minut la primire și ore la un control.