e-Factura în relația cu primăriile: obligații
O primărie nu este un „client obișnuit" din perspectiva facturării electronice — este o autoritate contractantă, o categorie definită explicit în sistemul național RO e-Factura, cu rol de destinatar al facturii electronice.
Temeiul legal
„d) destinatar al facturii electronice - operatorul economic, autoritatea contractantă, entitatea contractantă și orice altă entitate care primește factura electronică însoțită de semnătura electronică a Ministerului Finanțelor în sistemul național privind factura electronică RO e-Factura." — OUG nr. 120/2021, art. 2 alin. (1) lit. d) (sursă: anaf_surse/oug_120_2021.txt)
Din definiția de mai sus rezultă cadrul aplicabil:
- Sistemul RO e-Factura, așa cum este descris în preambulul și obiectivele OUG nr. 120/2021, a fost creat inițial pentru a transpune Directiva 2014/55/UE privind facturarea electronică în domeniul achizițiilor publice — deci pentru relația dintre operatorii economici și autoritățile/entitățile contractante, categorie din care fac parte și primăriile.
- O primărie este, în această calitate, destinatar al facturii electronice (art. 2 alin. (1) lit. d)) — indiferent dacă achiziția respectivă e supusă procedurilor de achiziții publice sau este o achiziție directă, mai mică.
- Firma care emite factura este, la rândul ei, „operator economic" — definit la art. 2 alin. (1) lit. b) drept „orice entitate care desfășoară o activitate economică constând în executarea de lucrări, livrarea de bunuri/produse și/sau prestarea de servicii".
- Pentru orice firmă înregistrată în scopuri de TVA, obligația generală de a transmite facturile prin sistemul RO e-Factura se aplică oricărui destinatar cu sediul activității economice sau sediul fix în România — inclusiv, deci, unei primării.
Detaliile procedurale specifice tranzacțiilor cu instituții publice (termene, formate suplimentare cerute în achizițiile publice, particularități față de facturarea B2B obișnuită) nu au putut fi confirmate în detaliu din sursele consultate pentru acest ghid — recomandăm verificarea directă a instrucțiunilor ANAF actualizate pentru cazuri specifice de facturare către instituții publice.
Ce se greșește în practică
- Se presupune că facturarea către o primărie urmează un regim complet separat de facturarea B2B obișnuită — de fapt primăria intră în sistemul RO e-Factura ca „destinatar", alături de operatorii economici obișnuiți, definiți în același articol.
- Se ignoră faptul că obligația de facturare electronică se aplică indiferent de valoarea achiziției — nu doar contractelor de achiziție publică supuse procedurilor competitive.
- Se confundă „autoritate contractantă" (categorie definită de legislația achizițiilor publice, la care se face trimitere) cu „operator economic" — cele două au regimuri și obligații diferite în sistemul RO e-Factura.
Ce face iConta.eu
iConta.eu emite și transmite facturi prin sistemul RO e-Factura ca parte din funcționalitatea de facturare, aplicabilă oricărui destinatar înregistrat în sistem, inclusiv instituțiilor publice. Aplicația nu are, la data acestui ghid, particularități suplimentare dedicate exclusiv facturării către autorități contractante (de exemplu câmpuri specifice de achiziții publice), dincolo de facturarea electronică standard.