Greșeala de a nu înregistra deconturile de deplasare
O deplasare de serviciu produce, aproape mereu, cheltuieli reale — bilete de transport, cazare, diurnă — dar acestea nu devin cheltuieli deductibile ale firmei doar pentru că angajatul le-a plătit. Ele trebuie justificate printr-un decont înregistrat corect, cu documentele aferente. Când decontul nu se înregistrează, sau se înregistrează cu întârziere mare, firma pierde practic urma fiscală a unei cheltuieli reale.
Temeiul legal
„(1) Pentru determinarea rezultatului fiscal sunt considerate cheltuieli deductibile cheltuielile efectuate în scopul desfășurării activității economice, inclusiv cele reglementate prin acte normative în vigoare [...]" — Codul fiscal, art. 25 alin. (1) (sursă: anaf_surse/cod_fiscal_227_2015_consolidat.txt)
Ce ține, de fapt, de această obligație de înregistrare:
- Deductibilitatea la impozitul pe profit (art. 25 alin. (1) CF) presupune ca respectiva cheltuială să fie efectiv înregistrată și justificată — un decont ținut doar „pe hârtie", nedus în contabilitate, nu produce niciun efect fiscal, indiferent cât de reală a fost cheltuiala.
- Avansul acordat înainte de deplasare (contul 542) rămâne o sumă „în așteptare" până la justificare — dacă decontul nu se face, avansul rămâne nejustificat în evidența contabilă, o problemă atât pentru firmă (bilanț denaturat), cât și, potențial, pentru angajat (sumă care poate fi recalificată drept venit, dacă nu se justifică într-un termen rezonabil).
- Diurna în sine (partea neimpozabilă și partea eventual impozabilă) nu poate fi calculată și raportată corect dacă decontul care o conține nu ajunge niciodată înregistrat.
- Lipsa înregistrării nu „șterge" obligația fiscală — dacă apare la un control ulterior, sumele nedecontate corect pot fi recalificate, cu riscuri suplimentare de dobânzi și penalități.
Ce se greșește în practică
- Se acordă avansuri de deplasare fără să existe, ulterior, o disciplină de a le justifica printr-un decont — avansurile rămân „deschise" luni de zile.
- Se păstrează documentele justificative (bonuri, facturi) la angajat, fără să ajungă la contabilitate pentru înregistrare.
- Se consideră că o deplasare mică, cu sume reduse, „nu merită" înregistrată separat — dar orice cheltuială nedeductibilă din cauza lipsei documentelor afectează rezultatul fiscal, indiferent de mărime.
Ce face iConta.eu
Acest ghid tratează o problemă de disciplină contabilă și de justificare fiscală, nu un defect sau o funcție de cod anume — nu există în aplicație un mecanism care „detectează" automat un avans de deplasare care a rămas nejustificat prea mult timp sau un decont care nu a fost înregistrat deloc.
iConta.eu oferă, prin ecranul „Decont deplasare / diurnă" (din „Operațiuni speciale"), instrumentele de bază pentru a înregistra corect un avans (notă 542 = 5311/5121) și, ulterior, decontul propriu-zis (notă 625 = 542, cu diferența de restituit sau de plătit) — dar rămâne responsabilitatea contabilului să inițieze și să finalizeze acest flux pentru fiecare deplasare. Aplicația nu urmărește automat avansurile deschise și nu trimite alerte pentru deconturi neînregistrate; disciplina de a înregistra la timp fiecare deplasare rămâne, astăzi, un proces manual.