Greșeli la avansurile spre decontare nejustificate
Avansul spre decontare — banii dați unui angajat pentru cumpărături sau deplasare, urmați de decontul cu documente justificative — e una dintre operațiunile de casierie cel mai des greșite: fie din necunoașterea plafonului legal, fie din lipsa documentelor de justificare la timp.
Temeiul legal
„Prin excepție de la prevederile art. 1 alin. (1) se pot efectua operațiuni de încasări și plăți în numerar, în următoarele condiții: [...] e) plăți din avansuri spre decontare, în limita unui plafon zilnic de 5.000 lei, stabilit pentru fiecare persoană care a primit avansuri spre decontare. [...] La data acordării avansurilor spre decontare, sumele aferente intră în calculul plafonului zilnic prevăzut la alin. (1) lit. c) sau d), după caz." — Legea 70/2015, art. 3 alin. (1) lit. e) și alin. (4) (sursă: anaf_surse/legea_70_2015_consolidat.txt)
Ce trebuie respectat, concret:
- Plățile efectuate în numerar din avansul primit de un angajat (cumpărături, cheltuieli de deplasare) sunt limitate la 5.000 lei pe zi, per persoană care a primit avansul — plafon separat de cel general de încasări/plăți al firmei.
- La momentul acordării avansului către angajat, suma respectivă intră deja în calculul plafonului zilnic de plăți în numerar al firmei (către persoane juridice sau alte entități, conform lit. c) sau d) din același articol) — deci acordarea avansului nu e o operațiune „în afara" plafoanelor generale de numerar ale societății.
- Justificarea avansului se face prin document specific (ordin de deplasare/decont de cheltuieli, conform nomenclatorului documentelor financiar-contabile), cu stabilirea diferenței de restituit sau de plătit suplimentar față de avansul primit, pe baza documentelor anexate (bonuri, facturi).
- Un avans nejustificat la timp (fără decont depus, fără documente anexate) rămâne o creanță a firmei asupra salariatului, care nu poate fi „ștearsă" contabil fără documentul de justificare sau fără restituirea efectivă a sumei.
Ce se greșește în practică
- Se acordă un avans mai mare decât plafonul zilnic de 5.000 lei per persoană, considerând eronat că plafonul se aplică doar la plățile efective făcute de angajat din avans, nu și la momentul acordării lui.
- Se lasă avansurile nejustificate luni de zile, fără decont depus — o creanță veche, nejustificată, ridică probleme atât la inventarul anual, cât și la o eventuală reclasificare fiscală ca venit al angajatului.
- Nu se completează corect ordinul de deplasare/decontul de cheltuieli cu toate documentele justificative anexate, ceea ce face imposibilă verificarea ulterioară a modului în care a fost cheltuit avansul.
Ce face iConta.eu
La data acestui ghid, iConta.eu oferă un motor pentru avansuri de trezorerie și casierie, cu plafoanele legale de încasări/plăți în numerar conform Legii 70/2015, dar nu urmărește automat termenul de justificare a unui avans spre decontare și nu semnalează avansurile rămase nejustificate — evidența decontului și a documentelor anexate rămâne responsabilitatea contabilului.