Cum corectez un avans spre decontare rămas deschis din anul trecut?
Un sold în contul 542 „Avansuri de trezorerie" preluat din anul trecut semnalează, de regulă, două probleme: avansul nu a fost decontat la timp, iar la închiderea exercițiului nu a fost reclasificat așa cum cer reglementările. Corecția depinde de ce aflați acum: dacă avansul a fost cheltuit în anul trecut, restituit sau pur și simplu nejustificat.
Ce trebuia făcut la 31 decembrie
OMFP nr. 1802/2014, la funcțiunea contului 542, prevede în creditul contului „sumele reprezentând avansuri de trezorerie, nedecontate până la data bilanțului (461, 428)". Altfel spus, la închiderea anului, avansul nedecontat nu rămâne în 542, ci trece ca creanță asupra salariatului (428) sau a terțului (461). Soldul contului 542 trebuie să reprezinte doar sumele acordate și încă nedecontate în mod curent.
Legea nr. 82/1991, art. 7 alin. (1), obligă la inventarierea generală cel puțin o dată pe exercițiu; confirmarea avansurilor deschise este parte din această inventariere.
Cum se corectează acum
OMFP nr. 1802/2014, pct. 65 alin. (2): corectarea erorilor se efectuează la data constatării lor. Pct. 67 stabilește unde merge corecția:
- erorile aferente exercițiului curent se corectează pe seama contului de profit și pierdere;
- erorile semnificative din exercițiile precedente se corectează pe seama contului 1174 „Rezultatul reportat provenit din corectarea erorilor contabile";
- erorile nesemnificative din exercițiile precedente se corectează tot pe rezultatul reportat, dar politicile contabile pot permite corectarea lor prin contul de profit și pierdere.
Pct. 68 alin. (1) precizează că situațiile financiare ale anului trecut nu se modifică.
Trei situații practice
1. Salariatul aduce acum documente din anul trecut. Cheltuiala aparține exercițiului trecut, deci este o eroare a acelui an: 1174 = 542 (sau 428, dacă ați reclasificat deja), cu TVA deductibilă doar dacă documentul permite deducerea.
2. Salariatul restituie banii. Nu e o eroare de rezultat: 5311 = 542 (sau 428). Dacă soldul a rămas greșit în 542, reclasificați întâi în 428.
3. Avansul rămâne nejustificat. Suma se trece în 428 ca debit al salariatului, iar recuperarea se face pe baza unui document asumat de acesta.
Exemplu
Pe 10 decembrie anul trecut s-au acordat 3.000 lei pentru o deplasare. La 31 decembrie avansul nu era decontat și a rămas în 542. În februarie, salariatul prezintă documente de 2.600 lei, datate decembrie, și restituie 400 lei:
- 1174 = 542: 2.600 lei (dacă suma e semnificativă potrivit politicii contabile; altfel, contul de cheltuieli din anul curent);
- 5311 = 542: 400 lei.
Efectul fiscal
Dacă o cheltuială deductibilă aparține anului trecut și schimbă baza impozabilă declarată, declarația de impunere se corectează prin declarație rectificativă, în termenul de prescripție (Codul de procedură fiscală, art. 105 alin. (1) și (3)).
De reținut
- La data bilanțului, avansurile nedecontate trec din 542 în 461/428 (OMFP nr. 1802/2014).
- Corecția se face la data constatării; erorile din anul trecut trec, de regulă, prin contul 1174 (pct. 65, 67).
- Situațiile financiare ale anului trecut nu se refac; baza impozabilă se corectează prin declarație rectificativă, dacă e cazul.