Cum împac stocul magazinului online cu vânzările reale
La un magazin online, stocul scriptic (ce arată sistemul de gestiune) și stocul faptic (ce e efectiv în depozit) se pot îndepărta rapid: retururi neînregistrate, comenzi ramburs refuzate, erori de recepție la furnizor, sustrageri. Legea contabilă cere reconcilierea lor periodic, nu doar o formalitate anuală.
Temeiul legal
„Persoanele prevăzute la art. 1 au obligația să efectueze inventarierea generală a elementelor de natura activelor, datoriilor și capitalurilor proprii deținute la începutul activității, cel puțin o dată în cursul exercițiului financiar, precum și în cazul fuziunii, divizării ori transformării sau al lichidării și în alte situații prevăzute de lege." — Legea 82/1991 (legea contabilității), art. 7 alin. (1) (sursă: anaf_surse/legea_82_1991_consolidat.txt)
Ce rezultă din obligația de inventariere pentru un magazin online:
- Inventarierea generală a stocurilor e obligatorie cel puțin o dată pe an (de regulă la închiderea exercițiului financiar), dar legea nu interzice și nu descurajează inventarieri parțiale mai dese — la un magazin online, cu volum mare de tranzacții, o reconciliere doar anuală lasă diferențele să se acumuleze fără cauză identificabilă.
- La inventariere, diferențele constatate între stocul scriptic și cel faptic se evaluează și se înregistrează în contabilitate (plusuri sau minusuri de inventar), conform regulilor generale de evaluare din OMFP 1802/2014 — stocul contabil trebuie adus la valoarea reală constatată.
- Sursele tipice de diferență la un magazin online — comenzi ramburs refuzate și neînregistrate corect ca retur, erori de recepție NIR, stornări de facturi neurmate de mișcare fizică de stoc — nu sunt „normale" din punct de vedere contabil dacă nu au documentul justificativ corespunzător; fiecare ieșire sau intrare de marfă trebuie să aibă document.
- Diferențele nejustificate constatate la inventar (lipsuri neexplicate) pot avea consecințe fiscale (recalificare ca livrare fără document, cu TVA și impozit pe profit aferente), deci reconcilierea frecventă e și o măsură de protecție fiscală, nu doar de gestiune.
Ce se greșește în practică
- Se face reconcilierea stoc-vânzări o singură dată pe an, la inventarul obligatoriu, în loc de verificări periodice (lunare/săptămânale) care ar identifica din timp sursa diferențelor.
- Se lasă comenzile ramburs refuzate „în aer" — marfa revine fizic în depozit, dar nu există documentul de stornare/retur care să o repună corect în stocul scriptic.
- Se constată diferențe de inventar și se ajustează direct stocul, fără să se investigheze cauza (eroare de recepție, furt, retur neînregistrat) — o ajustare fără cauză identificată nu rezolvă problema structurală care a generat diferența.
Ce face iConta.eu
La data acestui ghid, iConta.eu oferă evidența contabilă generală a stocurilor (inclusiv metoda global-valorică pentru comerț, conform OMFP 1802/2014), dar nu reconciliază automat stocul dintr-un magazin online (platformă de e-commerce) cu stocul contabil intern — sincronizarea între platforma de vânzare și gestiunea contabilă rămâne un proces manual sau prin integrări externe, în afara aplicației.