Cum se tratează diferențele dintre stocul din magazinul online și stocul contabil?
Un magazin online ține, de obicei, propria evidență de stoc — în platforma de vânzare sau într-un modul de gestiune separat. Contabilitatea ține, la rândul ei, soldul scriptic pe conturile de stocuri. Cele două nu se sincronizează automat: dacă apar diferențe (returnări netratate, erori de recepție, vânzări neînregistrate corect etc.), ele se constată prin inventariere.
Temeiul legal
"Rezultatul inventarierii se înregistrează în contabilitate potrivit reglementărilor contabile aplicabile." — Legea contabilității nr. 82/1991 (republicată), art. 7 alin. (3)
Legea nu impune ca sistemul de gestiune a stocului (platforma online, WMS-ul, sau orice alt instrument operațional) să fie conectat automat cu contabilitatea — cere doar ca, o dată constatată o diferență prin inventariere, rezultatul ei să fie înregistrat corect în contabilitate. În practică, asta înseamnă că stocul faptic (verificat prin numărare) e cel care primează, iar diferența față de soldul contabil (indiferent dacă acesta a fost alimentat din platforma online sau din altă sursă) se tratează ca plus sau minus de inventar, cu regulile obișnuite (evaluare la valoare justă pentru plusuri, tratament diferențiat pentru lipsuri imputabile/neimputabile).
Ce se greșește în practică
- Se presupune că stocul afișat în platforma de comerț online e automat corect și "sursa de adevăr" pentru contabilitate — de multe ori el reflectă doar comenzile procesate în platformă, nu și corecțiile manuale sau mișcările din alte canale de vânzare.
- Se corectează stocul din platforma online fără să se înregistreze și nota contabilă corespunzătoare — diferența dispare vizual pentru operator, dar rămâne needusă din soldul contabil.
- Se invocă diferența constant, la fiecare lună, ca "eroare de sincronizare", fără o inventariere faptică reală care să stabilească cert cauza (stoc fizic lipsă, eroare de înregistrare, sau eroare de configurare în platformă).
Ce face iConta.eu
Ecranul "Inventariere anuală" înregistrează în contabilitate rezultatul comparației dintre stocul faptic și cel scriptic, prin operațiile Plus stoc sau Minus, pe contul de stoc corespunzător. Nota generată scrie doar în jurnalul contabil — aplicația nu actualizează automat un eventual modul separat de gestiune a stocului sau platforma de comerț online conectată.
Cu alte cuvinte: după înregistrarea notei de inventariere în iConta.eu, corectarea cantității afișate în magazinul online (sau în orice alt sistem de gestiune a stocului folosit în paralel) rămâne un pas separat, manual, pentru ca cele două evidențe să rămână coerente.