Cum import automat facturile primite în contabilitate?
Factura electronică primită prin RO e-Factura nu este doar un fișier XML „descărcat" — legea îi recunoaște calitatea de document justificativ pentru înregistrarea în contabilitate, ceea ce face posibil (și de dorit) ca preluarea ei în evidența contabilă să fie automatizată.
Temeiul legal
„(6) Exemplarul original al facturii electronice se consideră fişierul de tip XML însoţit de semnătura electronică a Ministerului Finanţelor." — OUG nr. 120/2021, art. 4 alin. (6) (sursă: anaf_surse/oug_120_2021.txt)
Din acest text, coroborat cu restul articolului 4, rezultă statutul facturii electronice descărcate din sistem:
- Fișierul XML semnat electronic de Ministerul Finanțelor este originalul facturii — nu o copie sau o formă auxiliară a unui document „adevărat" emis altfel.
- Data comunicării către destinatar este data la care factura devine disponibilă pentru descărcare din sistem (art. 4 alin. (7)) — moment relevant pentru înregistrarea contabilă și pentru exercitarea dreptului de deducere a TVA.
- Odată comunicată, factura electronică nu se mai poate returna în sistem (art. 4 alin. (8)) — orice corecție se face printr-o factură de corecție nouă, transmisă tot prin RO e-Factura, conform art. 330 din Codul fiscal.
Legea nu obligă, însă, la o metodă anume de „import" în programul de contabilitate — stabilește doar valoarea juridică a documentului descărcat din sistem, lăsând mecanismul tehnic de preluare la latitudinea fiecărui software.
Ce se greșește în practică
- Se introduc manual, din nou, datele unei facturi deja disponibile ca XML structurat în RO e-Factura, deși informația este deja acolo, în format prelucrabil automat.
- Se presupune că o factură descărcată din SPV este automat „înregistrată" în contabilitate doar prin faptul că a fost descărcată — descărcarea și înregistrarea contabilă sunt operațiuni distincte, a doua cerând validare și contare.
- Se contabilizează automat, fără verificare umană, facturi primite prin sistem — riscul este ca o factură cu date incorecte sau un furnizor greșit identificat să ajungă direct în evidență, fără control.
Ce face iConta.eu
iConta.eu automatizează partea de preluare, nu și pe cea de validare finală. Un job programat (core/spv_receive.py) interoghează periodic contul SPV al firmei, descarcă facturile noi primite prin RO e-Factura și le inserează ca ciornă în efactura_primite, folosind parserul XML din core/efactura_import.py pentru a extrage furnizor, sumă, TVA și liniile facturii. Din acel moment, factura apare în aplicație ca ciornă, dar nu devine automat o cheltuială înregistrată — contabilul trebuie să o valideze explicit (principiul celor patru ochi), moment în care i se atribuie contul de cheltuială și intră efectiv în evidență. Deduplicarea (aceeași factură descărcată la mai multe rulări) este tratată la nivel de bază de date, pe identificatorul mesajului ANAF.