Am înregistrat lipsuri de inventar fără documente
O lipsă de inventar înregistrată direct în contabilitate, fără documentele care o susțin, rămâne vulnerabilă la un control — norma leagă explicit rezultatul inventarierii de un set de documente obligatorii, nu doar de nota contabilă finală.
Temeiul legal
„«Registrul-inventar» (cod 14-1-2) este un document contabil obligatoriu în care se înscriu rezultatele inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor și capitalurilor proprii, grupate după natura lor, conform posturilor din bilanț." — OMFP 2861/2009, Anexa 1, pct. 44 alin. (1)
„Din comisia de inventariere nu pot face parte gestionarii depozitelor supuse inventarierii, contabilii care țin evidența gestiunii respective și nici auditorii interni sau statutari." — OMFP 2861/2009, Anexa 1, pct. 6 alin. (5)
Documentele obligatorii ale unei inventarieri nu se opresc la nota contabilă finală. Norma cere, în ordine: decizia scrisă de numire a comisiei de inventariere (cu componență, metodă, gestiune și date de început/sfârșit), declarația scrisă a gestionarului dată înaintea începerii inventarierii și semnată în fața comisiei, listele de inventariere semnate pe fiecare filă de președinte, membri și gestionar, procesul-verbal al comisiei (cu rezultatele, concluziile și propunerile privind cauzele lipsurilor și persoanele vinovate) și, în final, Registrul-inventar. Propunerile comisiei se prezintă administratorului în cel mult 7 zile lucrătoare de la încheierea operațiunilor, iar rezultatele se înregistrează în evidența tehnico-operativă în maximum 7 zile lucrătoare de la aprobarea procesului-verbal.
O lipsă înregistrată direct, fără acest traseu documentar, nu poate fi „reconstituită" retroactiv cu forță deplină — cel mai mult ce poți face e să întocmești documentele lipsă acum, cu mențiunea reală a datei la care se fac, și să te asiguri că viitoarele inventarieri respectă traseul complet de la început.
Ce se greșește în practică
- Se înregistrează direct nota contabilă de lipsă, fără decizie de numire a comisiei, fără declarația gestionarului și fără proces-verbal.
- Se include în comisia de inventariere chiar gestionarul bunurilor inventariate sau contabilul care ține evidența acelei gestiuni — persoane excluse explicit de normă.
- Se depășește termenul de 7 zile lucrătoare pentru prezentarea propunerilor comisiei către administrator sau pentru înregistrarea rezultatelor după aprobare.
Ce face iConta.eu
Formularul „Inventariere anuală" din iConta.eu generează nota contabilă a rezultatului (plus, lipsă, casare), cu descrierea sufixată automat cu temeiul „OMFP 2861/2009" — dar nu întocmește el însuși decizia de numire a comisiei, declarația gestionarului, listele de inventariere sau procesul-verbal al comisiei; acestea rămân documente separate, de întocmit de comisie, în afara acestui formular. Dacă lipsa a fost deja înregistrată fără ele, completarea ulterioară a documentației e un pas separat, care nu se face automat din nota contabilă existentă.