Cum se înregistrează transferul de alimente între două puncte de lucru ale aceluiași restaurant?
Alimentele nu au un regim de document special față de restul mărfurilor sau materiilor prime, la un restaurant comercial privat. Se aplică aceeași regulă generală: documentul depinde de distanța dintre cele două puncte de lucru, nu de faptul că marfa e alimentară.
Temeiul legal
„În cazul utilizării ca bon de transfer între două gestiuni aflate în incinta entității, bonul de predare, transfer, restituire se întocmește pe măsură ce se efectuează transferul. Transferul se efectuează numai între gestiuni din incinta aceleiași entități. În cazul gestiunilor dispersate teritorial se întocmește Aviz de însoțire a mărfii (cod 14-3-6A)."
— OMFP 2634/2015, Anexa 2, pct. 189 (Bonul de predare, transfer, restituire, cod 14-3-3A)
„Se întocmește de către cantinele de pe lângă instituțiile publice (învățământ, sănătate, asistență socială etc.), organizații fără scop patrimonial finanțate din alocații bugetare etc."
— OMFP 2634/2015, Anexa 2, pct. 16 (Lista zilnică de alimente, cod 14-3-4/dA)
Primul text dă regula generală, care se aplică inclusiv alimentelor: dacă cele două puncte de lucru sunt în aceeași incintă, se folosește Bonul de predare, transfer, restituire (14-3-3A); dacă sunt la adrese diferite, se folosește Avizul de însoțire a mărfii (14-3-6A). Al doilea text arată de ce „Lista zilnică de alimente" (14-3-4/dA) nu e documentul potrivit aici: e un formular destinat explicit cantinelor de pe lângă instituții publice și organizațiilor nonprofit finanțate din alocații bugetare — nu unui restaurant comercial privat.
Ce se greșește în practică
- Se caută sau se folosește „Lista zilnică de alimente" pentru un restaurant privat, pe motiv că e vorba de alimente — formularul respectiv e rezervat, explicit, cantinelor publice/organizațiilor nonprofit finanțate bugetar, nu comerțului privat.
- Se ignoră distincția aceeași incintă/dispersare teritorială pentru alimente, considerând (greșit) că alimentele „nu au nevoie" de document de transport pe traseu — regula de document e aceeași ca pentru orice altă marfă.
- Se transferă alimente perisabile fără document, mizând pe faptul că mișcarea e „internă" — chiar și o mișcare internă, între puncte de lucru dispersate teritorial, are nevoie de aviz de însoțire pe timpul transportului.
Ce face iConta.eu
Funcția de transfer între gestiuni din iConta.eu (F138) nu face nicio distincție pe tipul de marfă — alimentele se transferă exact ca orice alt articol de stoc: ieșire din locația sursă, intrare în locația destinație, la costul mediu ponderat curent, fără notă contabilă. Nu există în aplicație nicio funcționalitate specifică HoReCa pentru transferul de alimente (verificat direct în codul motorului de stocuri) și nici o generare a formularului „Listă zilnică de alimente" — de altfel, un formular care oricum nu se aplică unui restaurant comercial. Documentul de circulație corect (14-3-3A sau 14-3-6A, în funcție de distanța dintre cele două puncte de lucru) rămâne de întocmit separat, în afara aplicației, conform criteriului general de mai sus.