Am introdus greșit datele în programul de contabilitate
O greșeală de tastare sau de alocare a contului nu se rezolvă „ștergând și rescriind” — contabilitatea trebuie să păstreze urma fiecărei corecții, ca dovadă a ce s-a întâmplat efectiv.
Principiul de bază
Legea contabilității nr. 82/1991, art. 6: orice operațiune economico-financiară se consemnează, la momentul efectuării ei, într-un document care stă la baza înregistrărilor în contabilitate, dobândind calitatea de document justificativ; documentele justificative angajează răspunderea celor care le-au întocmit și a celor care le-au înregistrat. O înregistrare contabilă greșită, editată direct fără urmă, rupe legătura dintre document și înregistrare — la un control, nu mai poate fi demonstrat ce s-a întâmplat inițial și de ce s-a schimbat.
Cum se corectează, în funcție de tipul erorii
- Eroare de sumă sau de cont, descoperită în aceeași lună, înainte de închidere: se poate face o notă de corecție (stornare parțială sau totală a înregistrării greșite, urmată de înregistrarea corectă), păstrând ambele mișcări vizibile în jurnalul contabil.
- Eroare descoperită după închiderea lunii/perioadei: nu se modifică retroactiv o perioadă deja închisă și raportată — corecția se înregistrează în perioada curentă, cu explicație clară (notă contabilă cu referință la perioada și operațiunea corectată), iar dacă eroarea a afectat o declarație deja depusă (TVA, impozit), se evaluează separat dacă e nevoie de declarație rectificativă potrivit art. 105 din Codul de procedură fiscală.
- Eroare care afectează un document emis către terți (factură, NIR, stat de plată): corectarea documentului urmează procedura proprie fiecărui tip (de exemplu art. 330 din Codul fiscal pentru facturi), nu doar corectarea internă din programul de contabilitate — cele două trebuie să rămână consistente.
Ce nu faceți
- Nu ștergeți definitiv o înregistrare validată dintr-o perioadă închisă, chiar dacă programul tehnic permite — pierdeți trasabilitatea și puteți invalida controale de sold deja verificate.
- Nu compensați o eroare dintr-o lună cu o „ajustare” discretă în luna următoare, fără document și fără explicație — la reconciliere, diferența nejustificată revine ca problemă, doar mutată în timp.
- Nu presupuneți că o eroare mică „se anulează singură” la închiderea anului — erorile de cont (de exemplu o cheltuială înregistrată pe un cont greșit de imobilizări în loc de cheltuieli curente) denaturează bilanțul chiar dacă rezultatul final pare corect.
Practic
- Faceți o listă scurtă, cu data, operațiunea greșită, cauza și corecția aplicată — utilă atât intern (pentru a nu repeta eroarea), cât și la un eventual control.
- Verificați dacă eroarea s-a propagat în rapoarte deja generate (balanțe, declarații) — corectarea sursei nu actualizează automat un document deja depus la ANAF.
- Dacă eroarea e sistematică (apare recurent din cauza unei setări greșite în program, nu a unei tastări izolate), tratați-o ca pe o problemă de configurare, nu doar corectați instanța curentă — altfel se va repeta.