Se face NIR pentru marfa primită în custodie?
Marfa primită în custodie nu aparține firmei care o păstrează — proprietatea rămâne la deponent, iar bunurile nu intră în gestiunea proprie ca stoc propriu. Cu toate acestea, legea contabilă prevede explicit că Nota de recepție și constatare de diferențe (NIR) este documentul obligatoriu și pentru această situație, tocmai pentru a păstra o evidență clară a ceea ce a intrat fizic în spațiul firmei, deși nu îi aparține.
Temeiul legal
„(Cod 14-3-1A) Nota de recepție și constatare de diferențe (NIR) servește ca: - document pentru recepția bunurilor aprovizionate; - document justificativ pentru încărcare în gestiune; - document justificativ de înregistrare în contabilitate. Nota de recepție și constatare de diferențe se folosește ca document de recepție obligatoriu numai în cazul: [...] - bunurilor materiale primite spre prelucrare, în custodie sau în păstrare; [...]" — OMFP nr. 2.634/2015 privind documentele financiar-contabile, Anexa nr. 2 — Norme specifice de întocmire și utilizare a documentelor financiar-contabile (sursă: anaf_surse/omfp_2634_2015_anexa2_norme_specifice.txt)
- NIR-ul este obligatoriu pentru bunurile primite în custodie sau spre păstrare, chiar dacă acestea nu se încarcă în gestiunea proprie de marfă (fiind proprietatea altcuiva).
- Rolul lui în acest caz e strict de evidență: atestă ce a intrat fizic, în ce cantitate și stare, fără să genereze o intrare de stoc propriu în conturile de mărfuri (371) sau materii prime (301/302).
- Practica uzuală: bunurile în custodie se urmăresc extracontabil, în conturi din clasa 8 (de exemplu 8033 „Valori materiale primite în păstrare sau custodie"), pe baza NIR-ului întocmit la recepție.
- La celelalte situații enumerate de aceeași normă (bunuri fără document de livrare, bunuri cu diferențe la recepție, bunuri de la persoane fizice etc.), NIR-ul este de asemenea obligatoriu; în restul cazurilor obișnuite, recepția se poate face direct pe baza facturii sau avizului de însoțire.
Ce se greșește în practică
- Se presupune, greșit, că bunurile în custodie nu necesită niciun document de recepție pentru că "nu sunt ale firmei" — legea cere explicit NIR și pentru acest caz.
- Se încarcă bunurile primite în custodie direct în gestiunea de marfă proprie (371), în loc să rămână în evidență extracontabilă (clasa 8), ceea ce denaturează stocurile și balanța.
- Se confundă custodia cu comodatul — sunt regimuri contabile diferite, deși ambele presupun bunuri care nu aparțin firmei care le deține fizic.
- NIR-ul se întocmește târziu, după ce marfa a fost deja folosită sau redistribuită, pierzându-se rolul lui de document justificativ la momentul recepției.
Ce face iConta.eu
iConta.eu are un ecran de NIR pentru recepția mărfurilor cumpărate, folosit pentru încărcarea stocurilor proprii (inclusiv metoda global-valorică, cu adaos comercial și TVA neexigibilă). La data acestui ghid, aplicația nu are o funcție dedicată pentru bunuri primite în custodie: nu există în cod o evidență separată de tip extracontabil (conturi clasa 8) pentru mărfurile care nu aparțin firmei. Pentru operațiuni de custodie, contabilul trebuie să țină evidența prin alte mijloace, folosind NIR-ul doar ca document justificativ de recepție, fără să încarce bunurile în gestiunea proprie din aplicație.