Ai nevoie de Notă de Recepție și Constatare de Diferențe pentru obiectele de inventar?
Nu întotdeauna — și asta surprinde, pentru că practica din multe firme e să facă NIR pe orice intrare în gestiune, din prudență. Legea nu cere asta. NIR e obligatoriu doar în situații enumerate explicit; în restul cazurilor, factura sau avizul de însoțire a mărfii țin loc de document de recepție.
Temeiul legal
OMFP nr. 2634/2015, anexa 2 (normele specifice de întocmire și utilizare a fiecărui formular financiar-contabil), la formularul Nota de recepție și constatare de diferențe (cod 14-3-1A): „Nota de recepție și constatare de diferențe se folosește ca document de recepție obligatoriu numai în cazul: bunurilor materiale cuprinse într-o factură sau aviz de însoțire a mărfii, care fac parte din gestiuni diferite; bunurilor materiale primite spre prelucrare, în custodie sau în păstrare; bunurilor materiale procurate de la persoane fizice; bunurilor materiale care sosesc neînsoțite de documente de livrare; bunurilor materiale care prezintă diferențe la recepție; mărfurilor intrate în gestiunile la care evidența se ține la preț de vânzare."
„În cazurile în care nu este obligatorie întocmirea NIR-ului, recepția și încărcarea în gestiune, după caz, și înregistrarea în contabilitate se fac pe baza documentului de livrare care însoțește transportul (factura, avizul de însoțire a mărfii etc.)."
Deci, pentru obiecte de inventar, concret
Dacă achiziționezi obiecte de inventar (mobilier, echipamente mărunte, scule) pe bază de factură de la un furnizor obișnuit, fără diferențe la recepție și fără să intre în una din situațiile de mai sus, nu ai nevoie de NIR — factura e suficientă ca document de recepție și de înregistrare.
Ai nevoie de NIR când: cumperi de la o persoană fizică (fără factură), bunurile sosesc fără document de livrare, constați o diferență între ce ai comandat și ce ai primit, sau bunurile de pe aceeași factură se împart între gestiuni diferite ale firmei.
Contabil, indiferent de NIR
Achiziția unui obiect de inventar intră pe cont: 303 = 401 (plus TVA pe 4426), sub pragul de mijloc fix — 5.000 lei din 25.02.2026 (OUG 8/2026), anterior 2.500 lei. Darea în folosință se înregistrează integral pe cheltuială — 603 = 303 — cu evidență separată, extracontabilă, până la scoaterea din uz (contul 8035, cu debitul la dare în folosință și creditul la scoatere), ca obiectul să rămână urmărit chiar dacă valoarea lui a fost deja trecută pe cheltuială.
Ce se greșește în practică
- Se face NIR pe orice achiziție, „ca să fie" — nu e greșit în sine, dar nu e o obligație legală în afara cazurilor enumerate, iar practica poate fi simplificată.
- Se omite evidența extracontabilă (8035) la darea în folosință — fără ea, obiectele de inventar rămân doar pe cheltuială, fără nicio urmă a existenței lor fizice, ceea ce complică inventarierea.
- Se aplică pragul vechi de 2.500 lei pentru bunuri intrate după 25.02.2026 — pragul de încadrare ca mijloc fix e acum 5.000 lei; sub el, bunul e obiect de inventar.
Ce face iConta.eu
Recepția unui obiect de inventar generează nota de achiziție pe cont 303, iar darea în folosință generează concomitent nota de cheltuială (603=303) și înregistrarea extracontabilă pe 8035, cu contrapartida tehnică 891. Pragul de încadrare ca mijloc fix se citește dintr-un registru de cote cu valabilitate în timp — 5.000 lei pentru bunurile intrate după 25.02.2026, cu regula tranzitorie pentru cele aflate deja în patrimoniu la 31.12.2025 între 2.500 și 5.000 lei, amortizate pe durata rămasă, nu reclasificate.