Cum obțin acces SPV pentru o firmă nouă?
Spațiul Privat Virtual (SPV) e canalul obligatoriu de comunicare electronică cu ANAF. Pentru o firmă nou-înființată, accesul se obține fie direct de administrator (cu certificat digital calificat pe numele lui sau al firmei), fie printr-un împuternicit — de regulă contabilul sau cabinetul de contabilitate care gestionează relația cu ANAF.
Temeiul legal
„(1) Persoanele juridice sau alte entităţi fără personalitate juridică se pot identifica în mediul electronic astfel: a) cu certificatul calificat al persoanei juridice sau al entităţii fără personalitate juridică; b) cu certificatul calificat deţinut de persoana fizică reprezentant legal al persoanei juridice [...]; c) cu certificatul calificat deţinut de reprezentantul desemnat al persoanei juridice [...]; d) cu certificatul calificat deţinut de împuternicitul persoanei juridice [...]. [...] (6) În scopul accesului la SPV, persoanele fizice, persoanele juridice sau alte entităţi fără personalitate juridică pot desemna un împuternicit în condiţiile art. 18 din Codul de procedură fiscală." — OMFP 660/2017, art. 15 alin. (1) și (6) (sursă: anaf_surse/omfp_660_2017.txt)
Pașii practici pentru o firmă nouă:
- Administratorul (reprezentantul legal) trebuie să dețină un certificat digital calificat, emis de un furnizor acreditat conform Regulamentului (UE) 910/2014, pe numele lui sau al firmei.
- Cererea de înregistrare ca utilizator SPV se depune electronic, prin platforma dedicată, cu datele de identificare ale firmei, calitatea solicitantului și un număr de telefon mobil valid (art. 16).
- Firma poate alege să delege accesul unui împuternicit (de regulă contabilul), caz în care împuternicirea trebuie să fie generală pentru toate operațiunile din SPV și să conțină acordul privind accesul la istoricul acțiunilor anterioare (art. 15 alin. (9)).
- Ori de câte ori se schimbă administratorul sau reprezentantul desemnat, noul reprezentant trebuie să înregistreze de îndată accesul propriu și să radieze accesul persoanei înlocuite (art. 15 alin. (5)) — accesul SPV nu se transferă automat.
Ce se greșește în practică
- Se așteaptă ca SPV-ul să fie activ automat de la înființarea firmei — înregistrarea e o cerere separată, depusă electronic, care necesită deja un certificat digital calificat valid.
- Se confundă certificatul digital al administratorului (persoană fizică) cu unul emis pe firmă — oricare dintre cele patru variante e valabilă (art. 15 alin. (1)), dar trebuie ales și configurat explicit la înregistrare.
- La schimbarea administratorului, se lasă vechiul cont SPV activ „ca să nu se piardă istoricul" — legea cere radierea persoanei schimbate odată cu înregistrarea noului reprezentant.
Ce face iConta.eu
iConta.eu are un conector SPV real, pe bază de OAuth2 cu certificat digital: aplicația gestionează autorizarea, stochează tokenul de acces criptat și îl reînnoiește automat (cu rotația impusă de ANAF la fiecare refresh). Conectorul presupune însă că firma (sau cabinetul care o reprezintă) are deja acces SPV activ, obținut conform procedurii OMFP 660/2017 — iConta.eu nu depune cererea inițială de înregistrare ca utilizator SPV și nu înlocuiește pașii de identificare electronică descriși mai sus; el preia și folosește accesul odată ce acesta există.