Cum organizez verificarea lunară SAF-T înainte de depunere?
SAF-T (Declarația D406) se depune lunar sau trimestrial, în funcție de categoria contribuabilului, iar termenul strict de depunere lasă puțin loc pentru corectarea erorilor descoperite în ultima clipă — motiv pentru care verificarea trebuie organizată din timp, nu la final de perioadă.
Temeiul legal
„Pentru contribuabilii nou-înregistraţi/încadraţi după data de referinţă pentru fiecare categorie în parte, obligaţia de depunere a Declaraţiei informative D406 începe de la data efectivă a înregistrării, prima depunere a Declaraţiei informative D406 urmând să se facă în ultima zi a lunii care urmează perioadei pentru care se face raportarea, ulterior datei de referinţă pentru categoria în care au fost înregistraţi/încadraţi." — OPANAF nr. 407/2025 privind Declarația informativă D406 (SAF-T), pct. 1.1 lit. g) (sursă: anaf_surse/opanaf_407_2025_saft_d406.txt)
Ce implică acest termen pentru organizarea verificării:
- Declarația D406 se depune, ca regulă, în ultima zi a lunii care urmează perioadei raportate — deci pentru o lună calendaristică, termenul e ultima zi a lunii următoare, nu o dată fixă la mijlocul lunii.
- Regimul de depunere (lunar, trimestrial sau opțional) depinde de categoria contribuabilului (mari, mijlocii, mici) și de datele de referință la care fiecare categorie a intrat sub incidența obligației — informație care trebuie verificată individual, nu presupusă.
- Pentru contribuabilii mici, obligația a devenit generală începând cu 1 ianuarie 2025, iar cei care au optat anterior pentru depunere nu mai pot renunța la opțiune.
- Verificarea lunară ar trebui organizată astfel încât să acopere toate perioadele — ultima zi a lunii următoare e termenul de depunere efectivă, nu momentul de început al verificării datelor.
Ce se greșește în practică
- Se începe verificarea fișierului SAF-T abia în ultimele zile înainte de termen, fără timp suficient pentru corectarea diferențelor descoperite între jurnalele contabile și structura XML cerută.
- Se confundă termenul de depunere cu „sfârșitul lunii curente", deși e vorba de ultima zi a lunii care urmează perioadei raportate.
- Se ignoră faptul că, o dată exercitată opțiunea de depunere D406 (pentru contribuabilii pentru care era opțională), aceasta devine ireversibilă — deci decizia de a începe depunerea trebuie luată în cunoștință de cauză.
Ce face iConta.eu
iConta.eu generează secțiunile Declarației D406 (jurnale, active, stocuri) pe baza datelor contabile introduse în aplicație, cu module dedicate de reconciliere D406 care semnalează diferențe înainte de export. Planificarea calendarului intern de verificare lunară (cine validează ce date, la ce interval) rămâne o decizie organizatorică a firmei/contabilului — aplicația nu impune un flux de verificare fix, ci pune la dispoziție datele reconciliate pentru validare.