Cum răspund la o notă explicativă cerută de inspectorii fiscali?
Nota explicativă este forma practică a „explicațiilor scrise” pe care organul de inspecție le poate cere oricând în timpul controlului. Răspunsul intră la dosarul inspecției ca probă și poate fi folosit în raport. De aceea trebuie tratat ca un document juridic: răspunzi exact la întrebare, trimiți la documente și nu faci aprecieri pe care nu le poți susține.
Temeiul legal
- Codul de procedură fiscală art. 113 alin. (2) lit. g): organul de inspecție poate solicita „explicații scrise de la reprezentantul legal al contribuabilului/plătitorului sau împuternicitul acestuia ori de la persoanele prevăzute la art. 124 alin. (1)”, ori de câte ori sunt necesare „pentru clarificarea și definitivarea constatărilor”.
- Art. 124 alin. (1): la începerea inspecției, contribuabilul este informat că poate numi persoane care să dea informații. Alin. (2) instituie obligația de colaborare și de prezentare a documentelor. Alin. (3) dă dreptul la asistență de specialitate sau juridică pe toată durata inspecției.
- Art. 55 alin. (2) lit. a) și c): informațiile solicitate contribuabilului și înscrisurile sunt mijloace de probă.
Cine semnează
Nota se adresează reprezentantului legal, împuternicitului sau persoanei numite să dea informații. Dacă administratorul nu cunoaște detaliile contabile, e mai bine ca firma să numească de la început contabilul sau directorul economic ca persoană care dă informații (art. 124 alin. (1)). Semnatarul răspunde pentru ce scrie. Cine nu cunoaște faptele nu ar trebui să semneze.
Cum se structurează răspunsul
- Preia întrebarea exact cum a fost formulată și răspunde fiecărui punct separat, cu numerotare.
- Răspunde la fapt, nu la calificare. Descrie operațiunea: ce s-a cumpărat, de la cine, când, pentru ce activitate. Nu scrie concluzii de tipul „cheltuiala este nedeductibilă”. Încadrarea fiscală este atributul inspectorului și o poți contesta ulterior.
- Trimite la documente. Pentru fiecare afirmație, indică actul care o susține: factură, contract, proces-verbal de recepție, NIR, extras bancar. Anexează copii certificate „conform cu originalul”, cum prevede art. 64 alin. (5).
- Delimitează ce nu știi. Dacă o informație trebuie verificată, scrie că vei reveni cu documentele și cere un termen. Nu estima din memorie sume sau date.
- Păstrează un exemplar cu numărul și data înregistrării.
Exemplu
Întrebare: „Explicați natura serviciilor de consultanță facturate de X SRL în trimestrul II și modul în care au fost utilizate.”
Răspuns potrivit: „Serviciile au constat în analiza fluxului de aprovizionare pentru punctul de lucru din Cluj, conform contractului nr. 14/02.04.2026, art. 2. Livrabilele sunt raportul din 30.05.2026 și procesul-verbal de recepție din 03.06.2026, anexate. Plata s-a făcut prin OP din 10.06.2026.”
Răspuns riscant: „Consultanța a fost necesară pentru firmă, dar nu mai avem raportul.” Această formulare recunoaște lipsa probei tocmai pentru prestarea efectivă.
După nota explicativă
Nota explicativă nu este ultima ocazie de a-ți susține poziția. Organul fiscal trebuie să te informeze despre constatări pe parcursul inspecției (art. 130 alin. (1)). Proiectul de raport ți se comunică pentru discuția finală (art. 130 alin. (2)). Poți depune punctul de vedere scris în cel mult 5 zile lucrătoare de la încheierea inspecției, respectiv 7 zile pentru marii contribuabili (art. 130 alin. (5)). Ce nu ai putut documenta în notă poți completa în aceste etape.
De reținut
- Explicațiile scrise sunt cerute în temeiul Codului de procedură fiscală art. 113 alin. (2) lit. g) și devin probă la dosar.
- Răspunde punctual, pe fapte și documente. Lasă încadrarea fiscală în seama inspectorului.
- Numește din timp persoana care dă informații și folosește dreptul la asistență de specialitate (art. 124).
- Informațiile lipsă se completează ulterior cu documente, inclusiv prin punctul de vedere de la art. 130 alin. (5).