Cum reconciliezi stocul din gestiune cu balanța contabilă?
Reconcilierea dintre ce arată gestiunea (stocul faptic) și ce arată balanța contabilă (stocul scriptic) nu este o simplă verificare tehnică — este o obligație legală distinctă, cu un nume și o procedură proprii: inventarierea.
Temeiul legal
„(1) Persoanele prevăzute la art. 1 au obligația să efectueze inventarierea generală a elementelor de natura activelor, datoriilor și capitalurilor proprii deținute la începutul activității, cel puțin o dată în cursul exercițiului financiar, precum și în cazul fuziunii, divizării ori transformării sau al lichidării și în alte situații prevăzute de lege." — Legea nr. 82/1991 (Legea contabilității), art. 7 alin. (1) (sursă: anaf_surse/legea_82_1991_consolidat.txt)
Mecanismul de reconciliere funcționează astfel:
- Inventarierea generală presupune numărarea/măsurarea efectivă a stocurilor existente fizic în gestiune, la un moment dat.
- Rezultatul acestei numărări (stocul faptic) se compară cu soldul înregistrat în contabilitate la aceeași dată (stocul scriptic, reflectat în balanță pe conturile de stocuri, clasa 3).
- Diferențele constatate — plusuri sau minusuri de inventar — se consemnează prin documentele specifice (liste de inventariere) și se înregistrează în contabilitate pentru a aduce evidența scriptică la nivelul realității faptice.
- Legea impune inventarierea cel puțin o dată în cursul exercițiului financiar — de regulă la final de an, înainte de întocmirea situațiilor financiare anuale — dar și cu ocazia unor evenimente speciale: fuziune, divizare, transformare sau lichidare.
- Practic, „reconcilierea stocului cu balanța" este chiar rezultatul acestei proceduri: dacă inventarierea a fost efectuată corect și diferențele au fost înregistrate, stocul din gestiune și soldul din balanță trebuie să coincidă la data inventarierii.
Ce se greșește în practică
- Se compară stocul din gestiune cu balanța fără să fi fost efectuată efectiv o inventariere fizică — o „reconciliere pe hârtie", fără numărare reală, nu constată diferențele pe care legea urmărește să le identifice.
- Se face inventarierea, dar diferențele constatate (plusuri/minusuri) nu sunt înregistrate în contabilitate — gestiunea și balanța rămân, în acest caz, dezacordate chiar și după inventariere.
- Se așteaptă un singur moment de inventariere pe an fără a lua în calcul obligația suplimentară în cazuri speciale (fuziune, divizare, lichidare), care impun o inventariere separată, în afara celei anuale.
Ce face iConta.eu
iConta.eu ține evidența stocurilor și generează balanța contabilă pe baza documentelor introduse (facturi, NIR-uri, bonuri de consum), ca parte din contabilitatea generală. Inventarierea fizică a gestiunii rămâne, prin natura ei, un proces care se desfășoară efectiv la sediul/depozitul firmei — aplicația poate reflecta rezultatele constatate, dar nu înlocuiește numărarea fizică propriu-zisă.