Cum se recuperează prejudiciul de la gestionar
Când comisia de inventariere constată o lipsă în gestiune și stabilește o persoană vinovată (gestionar, alt salariat sau un terț), lipsa nu rămâne o simplă cheltuială — ea se impută, adică se transformă într-o creanță față de persoana respectivă.
Temeiul legal
"Rezultatul inventarierii se înregistrează în contabilitate potrivit reglementărilor contabile aplicabile." — Legea contabilității nr. 82/1991 (republicată), art. 7 alin. (3)
Stabilirea persoanei vinovate se face de comisia de inventariere, numită prin decizie scrisă (OMFP 2861/2009, Anexa 1, pct. 6), care consemnează concluziile în procesul-verbal de inventariere.
Din punct de vedere contabil, o lipsă imputabilă presupune două note distincte: - descărcarea de gestiune a bunului lipsă, pe valoarea lui contabilă; - înregistrarea creanței de recuperat, la valoarea de imputare (nu neapărat egală cu valoarea contabilă), pe seama contului 4282 dacă vinovatul este salariat, respectiv 461 dacă este un terț — cu venit corespunzător în contul 7581; - TVA colectată suplimentar (4427), calculată pe valoarea de imputare, dacă operațiunea e asimilată unei livrări.
Ce se greșește în practică
- Se calculează despăgubirea la valoarea contabilă a bunului, nu la valoarea de imputare stabilită de comisie (care poate include, de exemplu, prețul de înlocuire).
- Se confundă contul folosit după calitatea vinovatului: 4282 e pentru salariat, 461 pentru un terț din afara entității.
- Se omite TVA-ul aferent valorii de imputare, deși aceasta este calculată separat de eventuala ajustare de TVA aplicabilă lipsurilor neimputabile (art. 304 Cod fiscal, care nu se aplică aici — imputarea are alt regim).
- Se înregistrează nota fără o cotă de TVA explicită; aplicația nu are o cotă implicită și refuză operațiunea dacă nu este introdusă.
Ce face iConta.eu
În ecranul „Inventariere anuală" (categoria „Imobilizări și capital"), la operația Minus, bifând „imputabil" și completând valoarea de imputare și persoana vinovată (salariat/terț), aplicația generează automat nota de descărcare de gestiune și nota de imputare cu TVA calculată pe valoarea de imputare. Cota de TVA trebuie introdusă explicit — motorul nu acceptă o cotă implicită, tocmai pentru ca o cotă „hardcodată" să nu rămână tacit în urma unei schimbări legislative. Descrierea notei contabile primește automat sufixul „ - OMFP 2861/2009".