Cum se ține registrul numerelor de inventar?

Registrul numerelor de inventar (cod 14-2-1) se folosește pentru a atribui numere de inventar mijloacelor fixe (imobilizărilor corporale), ca acestea să poată fi identificate. Fiecare mijloc fix primește un număr la intrarea în entitate, iar mijloacele fixe se înscriu în registru în ordine cronologică. Numărul atribuit se trece apoi pe toate documentele care privesc acel mijloc fix.

Acesta este alt registru decât Registrul-inventar (cod 14-1-2). Registrul-inventar este registru contabil obligatoriu și cuprinde rezultatele inventarierii tuturor activelor, datoriilor și capitalurilor proprii.

Ce spune norma

OMFP 2634/2015, anexa 2 (normele specifice de utilizare a documentelor financiar-contabile), grupa a II-a „Mijloace fixe”, prevede că: - registrul este „utilizat pentru atribuirea numerelor de inventar mijloacelor fixe (imobilizărilor corporale) existente în entitate, în vederea identificării lor”; - în registru „se înregistrează cronologic mijloacele fixe intrate în entitate”; - fiecare mijloc fix care este obiect de evidență primește un număr de inventar „în momentul intrării în entitate (cu excepția celor luate cu chirie)”; - numerotarea se face, de regulă, în ordinea succesivă a numerelor și/sau pe grupe de mijloace fixe; - numărul de inventar „urmează să fie trecut în toate documentele care privesc mijlocul fix respectiv”; - modul de numerotare și modul de imprimare a numărului pe bun se stabilesc prin proceduri proprii ale entității.

Unul sau mai multe registre

Norma permite atât un registru pentru fiecare grupă de mijloace fixe, cât și un registru comun pentru mai multe grupe. Alegerea depinde de numărul mijloacelor fixe existente și al celor care urmează să intre în entitate. Grupele corespund categoriilor contabile de imobilizări corporale sau grupelor din Catalogul privind clasificarea și duratele normale de funcționare a mijloacelor fixe, aprobat prin HG 2139/2004.

Ce coloane are

Modelul din OMFP 2634/2015, anexa 3, are cinci coloane: 1. Nr. de inventar; 2. Codul de clasificare; 3. Denumirea mijlocului fix și caracteristici tehnice; 4. Locul unde se află; 5. Alte mențiuni.

Potrivit OMFP 2634/2015, art. 4 alin. (2), fiecare entitate poate adapta modelele documentelor financiar-contabile după necesități.

Exemplu

O firmă cumpără în martie un autoturism și un server. Ultimul număr folosit în registru este 000124. - Autoturismul primește numărul 000125. În registru se trec codul de clasificare din catalog, denumirea și caracteristicile (marcă, serie de șasiu), locul (sediul social) și, la „Alte mențiuni”, factura de achiziție. - Serverul primește numărul 000126, cu locul „camera tehnică, etaj 1”.

Cele două numere se trec apoi în fișa mijlocului fix (cod 14-2-2) și în bonurile de mișcare. Dacă un mijloc fix este scos din funcțiune, numărul de inventar se trece la capitolul II, coloana „Denumirea”, din procesul-verbal de scoatere din funcțiune (cod 14-2-3/aA).

Un echipament închiriat nu primește număr în registrul firmei care îl folosește, pentru că norma exceptează mijloacele fixe luate cu chirie.

Pași practici pentru contabil

1. Stabiliți printr-o procedură internă formatul numărului, dacă numerotarea se face pe grupe și cum se marchează fizic bunul.
2. Atribuiți numărul la data intrării, nu la punerea în funcțiune sau la inventarierea anuală.
3. Verificați că numărul apare pe fișa mijlocului fix și pe documentele de mișcare, casare sau vânzare.

De reținut

• Registrul numerelor de inventar (14-2-1) identifică mijloacele fixe. Registrul-inventar (14-1-2) cuprinde rezultatele inventarierii.
• Numărul se atribuie la intrarea în entitate, cronologic, cu excepția mijloacelor fixe luate cu chirie.
• Numărul de inventar se trece pe toate documentele privind mijlocul fix.
• Formatul numerotării și marcarea fizică se stabilesc prin proceduri proprii.

Toate ghidurile · ← iConta.eu · Termeni și condiții