Cum rezerv numele firmei înainte de depunerea dosarului
Înainte să autentificați actul constitutiv al unei societăți noi, trebuie să dovediți că denumirea aleasă e disponibilă — adică nu e deja folosită sau rezervată de altcineva. Această verificare se face la oficiul registrului comerțului și e o condiție formală obligatorie a dosarului de înființare.
Temeiul legal
Art. 17 alin. (1) din Legea societăților nr. 31/1990: "La autentificarea actului constitutiv (...) sau, după caz, la darea de dată certă a acestuia se va prezenta dovada eliberată de oficiul registrului comerțului privind disponibilitatea și rezervarea firmei." Fără această dovadă, notarul (pentru actele care se autentifică) sau, respectiv, procedura de dată certă nu se poate finaliza.
Ce înseamnă practic "disponibilitate și rezervare"
Sunt două lucruri legate, dar distincte:
- disponibilitatea — verificarea că denumirea aleasă nu coincide sau nu se aseamănă periculos cu o denumire deja înregistrată de altă societate;
- rezervarea — blocarea temporară a denumirii disponibile în favoarea dvs., pentru un interval de timp determinat, cât timp pregătiți restul dosarului de înființare.
Pașii practici
- Alegeți 2-3 variante de denumire, în ordinea preferinței — dacă prima e deja folosită, oficiul registrului comerțului verifică automat următoarea.
- Depuneți cererea de verificare disponibilitate și rezervare la oficiul registrului comerțului de la sediul viitoarei societăți (sau online, prin portalul dedicat, unde e disponibil).
- Obțineți dovada eliberată — un document care confirmă denumirea rezervată și perioada de valabilitate a rezervării.
- Folosiți acest document la autentificarea actului constitutiv (pentru formele de societate unde legea cere formă autentică) sau la darea de dată certă a actului constitutiv sub semnătură privată.
Ce se întâmplă dacă rezervarea expiră
Dacă nu finalizați dosarul de înființare în perioada de valabilitate a rezervării, denumirea redevine disponibilă pentru oricine altcineva o solicită — trebuie să repetați procedura de verificare/rezervare înainte de a continua actele de înființare.
De reținut pentru mențiunea în documentele firmei
Odată înființată, orice factură, ofertă, comandă, tarif, prospect și alt document folosit în comerț de societate trebuie să menționeze denumirea, forma juridică, sediul social, numărul din registrul comerțului și codul unic de înregistrare — elemente care derivă direct din denumirea validată și rezervată la acest prim pas al înființării.